Puede ser que ahora estés pensando: ¿yo para qué un Diagnóstico de Archivo si sé en que condiciones se encuentra? algunos incluso, pensarían que solo sirve en momentos críticos.
Nada más lejano de la realidad, porque como decía Aristóteles:
No se puede desatar un nudo sin saber como esta hecho.
Lo que quiero que comprendas, es que el Archivo como el nudo, es producto de varias decisiones (vueltas) y para entender como desenredarlo, debes tener claro el punto de partida del lazo.
De allí la importancia del Diagnóstico de Archivístico.
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Es como en nuestra vida. Si no nos detenemos un momento para analizar lo que estamos haciendo; se puede dar el caso de que hayamos perdido el rumbo, lo que cierra la posibilidad de alcanzar los objetivos que teníamos trazados desde el inicio.
¿Cómo crees que vas a mejorar la Gestión Documental de tu entidad, si no sabes concretamente cuales son sus necesidades?
Si no identificas las verdaderas falencias archivísticas de la entidad, puedes correr el riesgo de estar gastando recursos económicos y tiempo en una actividad que no es necesaria; descuidando tal vez, la que sí puede ser prioritaria.
¿Sigues pensando igual?
¿Un Diagnóstico de Archivo solo es para momentos críticos?
Espero que no sea así.
Como mi objetivo es ayudarte, te presento 7 pasos para realizar un Diagnóstico de Archivo.
¿Quieres saber cuál es el estado actual Archivístico de tu empresa?
Descarga y utiliza el formato de Diagnóstico Integral de Archivos e identifica ya mismo:
- El total de metros lineales de documentos que tiene la empresa
- El nivel de aplicación de los procesos de Gestión Documental
- Identifica las condiciones de conservación de los documentos
Paso #1. Reúne el Comité de Gestión Documental.
Este paso te permitirá crear una visión conjunta por parte de los demás integrantes de la empresa, sobre la importancia que tiene saber cual es el estado actual archivístico.
Mi recomendación para ti es, no inicies el Diagnóstico de Archivo sin antes tener el visto bueno de diferentes áreas de la entidad.
En la mayoría de los casos los representantes de estas áreas están en el Comité de Gestión Documental.
¿Por qué lo digo?
Sencillo:
Para que el Diagnóstico de Archivo sea verdaderamente integral, necesitarás del aporte de otras áreas que tienen alguna relación con el área de Archivo.
Si el comité ve pertinente que realices este instrumento, entonces lo mejor es que se realice un comunicado solicitando a todos los colaboradores sus aportes con información real, en caso de ser partícipes del Diagnóstico de Archivo.
Paso #2. Recopila información sobre la Entidad.
Para ti será fundamental que antes de iniciar con el diligenciamiento de formatos o hacer entrevistas, primero recopiles:
- El organigrama actual de la empresa para conocer las áreas y su tamaño.
- Documento de constitución de la empresa para tener clara la razón social y la fecha de constitución.
- Otros documentos relacionados con Diagnósticos Archivísticos que se hayan aplicado en la empresa.
- Toma fotos que evidencien como encuentras todo antes de hacer el Diagnóstico de Archivo.
Puedes buscar otra información que te sirva de base antes de iniciar con las herramientas para identificar el estado archivístico de la entidad.
Paso #3. Realiza una medición de los archivos de la entidad.
Este paso requiere que te concentres e identifiques todos los lugares de la entidad en donde se encuentran los documentos.
Además, ubica otros depósitos en los que la entidad alberga documentos bien sean debidamente organizados o todo lo contrario, como un fondo acumulado.
La medición la debes aplicar tanto a los archivos de gestión (las oficinas) como en el archivo central e histórico en caso de contar con uno.
Un método sencillo de medición, consiste en que crees pilas de documentos y los midas de forma vertical por su lomo.
Puedes tomar una primera medida estándar como base en los archivadores metálicos verticales y aplicarlo en cada una de las gavetas siempre que se cumplan los mismos requisitos, como el volumen documental.
Te recomiendo descargar la Norma Técnica Colombiana (NTC) 5029 que trata sobre la medición de archivos.
Esta Norma tiene distintos métodos de medición según la forma en como estén agrupados los documentos.
Pero no solo te quedes con la medición de los documentos en soporte papel.
También debes indagar por la medición de los documentos electrónicos, es claro que la unidad de medición no sería en metros lineales sino en medidas como megabytes o gigabytes.
Este tema de medición de archivos amerita un artículo exclusivo, pronto lo verás..
Paso #4. Incluye los requisitos mínimos normativos.
Debes de plasmar en cada una de las herramientas que piensas usar para hacer el Diagnóstico de Archivo, las diferentes exigencias que en materia de Archivística y Gestión Documental se deben de tener en la entidad.
Si eres entidad pública o privada existen requisitos en materia de gestión documental que la norma exige.
Este es un punto clave para que el Diagnóstico de Archivo que llevarás a cabo en la entidad cumpla con su propósito principal:
Mostrar la condición real de la entidad en materia de archivos y gestión documental.
Te aclaro, este paso (#4) es incluir lo requisitos normativos de archivos.
Es decir.
Ya haz elaborado los instrumentos con los criterios archivísticos a evaluar y solo le estás incluyendo lo que se requiere por norma.
Para los criterios que vas a evaluar y no son tomados de alguna norma, puedes usar como base los diferentes procesos de la Gestión Documental.
Extrae de cada proceso criterios claves que debas evaluar y permitan conocer el estado real mediante el Diagnóstico de Archivo.
Paso #5. Evalúa una muestra real de los documentos.
¡Si, como lo lees!
Es necesario que tomes una muestra representativa de los documentos.
¿Con qué objetivo?
Identificar el verdadero sistema con el que la empresa ha estado organizando sus archivos.
Lo que vas a hacer con la muestra es evaluar los principios y métodos archivísticos de organización de documentos.
También tomarás en cuenta con dicha muestra, sí se está llevando a cabo las exigencias normativas en cuanto al tratamiento y seguridad de la documentación.
Te recomiendo que utilices una muestra entre el 5% y el 10% del total del fondo documental.
Así, los datos nacerán de un margen amplio de documentos y no de un mínimo que podría engañar la prueba.
Si estas en Colombia (si no, igual te puede servir) puedes tomar como referencia el acuerdo 042 de 2000 y el acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la Nación.
Ambos acuerdos te darán bases para evaluar la organización de los documentos tanto físicos como electrónicos.
Paso #6. No termines sin evaluar las condiciones medioambientales.
Sobre este paso, te refiero el link del acuerdo 049 de 2000 expedido por el Archivo General de la Nación (Colombia).
En dicho acuerdo conocerás cuales son esas condiciones mínimas que se deben de presentar en los archivos para garantizar la conservación adecuada de los documentos en los distintos depósitos.
Paso #7. Haz un informe final.
Con toda la información recopilada en el Diagnóstico de Archivo aplicado, prepara un documento con un informe final.
La estructura del informe puede contener:
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- Portada
- Tabla de Contenido
- Índice de Fotografías
- Tabla de Gráficas
- Introducción
- Justificación
- Desarrollo del Diagnóstico
- Matriz DOFA
- Conclusiones
- Recomendaciones
- Anexos (Fotografías y los instrumentos que usaste para recopilar la información)
Como ves en la estructura anterior, te recomiendo que realices gráficas en las cuales puedas explicar numéricamente distintos aspectos, como por ejemplo:
- Cantidad de metros lineales.
- Documentos debidamente organizados contra documentos que no cumplen.
- Tipos de soportes que usa la empresa.
Así por el estilo puedes usar las gráficas para la información que tienes.
Te dejo una ayuda más para que hagas el Diagnóstico de Archivo.
Si buscas en Internet encontrarás diferentes modelos o formatos de Diagnóstico de Archivo que las entidades utilizan.
Además, El Archivo General de la Nación (Colombia) cuenta con una guía que da las pautas para elaborar Diagnósticos Integrales de Archivos.
Mi aporte es compartirte un instrumento de Excel que contiene 16 Herramientas de Diagnóstico de Archivo, el cual elaboré en compañía de una colega.
- H-1: Medición Archivo de Gestión (Físicos y electrónicos)
- H-2: Medición Archivo Central
- H-3: Sistemas de Información
- H-4: Diagnóstico PGD Planeación
- H-5: Diagnóstico PGD Producción
- H-6: Diagnóstico PGD Gestión y Trámite
- H-7: Diagnóstico PGD Organización
- H-8: Diagnóstico PGD Transferencia
- H-9: Diagnóstico PGD Disposición Final
- H-10: Diagnóstico PGD Preservación a Largo plazo
- H-11: Diagnóstico PGD Valoración
- H-12: Diagnóstico Encuesta Muestra 5% – 10% Documentos físicos
- h-13: Diagnóstico Encuesta Muestra 5% – 10% Documentos electrónicos
- H-14: Diagnóstico Conservación.
- H-15: Matriz DOFA
- H-16: Gráficas
Son 16 herramientas que espero que te puedan servir.
Yo las utilizo en mis proyectos.
¿Quieres saber cuál es el estado actual Archivístico de tu empresa?
Descarga y utiliza el formato de Diagnóstico Integral de Archivos e identifica ya mismo:
- El total de metros lineales de documentos que tiene la empresa
- El nivel de aplicación de los procesos de Gestión Documental
- Identifica las condiciones de conservación de los documentos
Me gustaría saber que piensas de la importancia de aplicar un Diagnóstico de Archivo.
También que otras recomendaciones nos puedes dar a la hora de aplicarlo.
Cada cuanto tiempo consideras que se debe de aplicar.
¡Gracias por leer este artículo, espero te sea de ayuda!
Además, te pido que lo compartas si crees que puede ser de interés para otras personas.
Hola Edin, gracias por este regalo que nos hace a la comunidad archivistica, me parece muy practico el artículo Diagnostico en 7 pasos, esto es de personas practicas.
El archivo que comparte me parece una herramienta practica, gracias por compartir.
Sugerencia adicionar las normas que tienen que ver con el asunto tal como referencia el acuerdo 049 de 2000, GTC 5029 medición de archivos, la norma vigente para la creación del Comité Interno de archivo, entre otra.
Felicitaciones por este logro y mucho ánimo.
Claro que si Margarita, aunque los menciono en el artículo, en nuevos posts ampliaré la información sobre los diagnósticos.
Muchas gracias por leer y estar aquí.
Buenos días Edin,
Demasiado interesante tu Blog, me interesa mucho lo del diagnostico integral de archivo, aunque ya me uní no he podido descargar el archivo.
gracias!
Hola Melany,
Gracias ya revisaste el link que te llegó al correo? porque revisé el link y está funcionando normal.
Quedo atento a tu respuesta,
Gracias por leer el blog.
Excelente articulo… Muchas Gracias por compartir informacion (herramientas de diagnosticos de archivos)
Gracias Alejandra, espero que te sea de gran ayuda.
Me gustan mucho estos artículos y el lenguaje utilizado en ellos., bastante útil para autoevaluar nuestros archivos para mejorarlos!
Gracias!
Hola Daniel,
Me alegra que sean de tu agrado los artículos que encuentras en el blog.
Espero que puedan seguir siendo de alguna utilidad para tu quehacer archivístico.
Gracias por leer.
Que buen articulo Edin, es una realidad, algunas entidades no identifican a tiempo sus falencias en Gestión Documental, y mas aun tal vez por desconocimiento de la norma se enfrascan y no saben como iniciar, sin duda alguna esta es la mejor herramienta.
Te felicito¡¡
Hola Aleide…
Me alegra que te haya interesado el artículo
Tienes mucha razón con respecto a la falta de interés que de algunas entidades con respecto a conocer como están en el tema documental.
Gracias por leer el blog.
Excelente herramienta. Dios te bendiga por tan buena labor!
Hola Alexander…
Me alegra que te sea de alguna ayuda…
Muchas gracias por leer mi blog.
Gracias Alexander… Me alegra que te haya servido y gustado.
Gracias por leer el Blog.
buen articulo ..mil gracias.
Hola Arleyo,
Gracias, espero que te sea de utilidad.
Un abrazo.
Hola,
Muchas gracias por la información.
Envié mis datos para descargar la herramienta pero no llego.
Quedo a la espera de sus comentario gracias
Hola Andres,
Gracias por suscribirte y estar interesado en la herramienta.
Revisa de nuevo tu bandeja de entreda, podría estar en los Spam o en la carpeta de Promociones si tienes Gmail.
En mi base de datos me aparece que ya se te envío al correo.
Me cuentas por favor en caso que aún no te haya llegado.
Estaré atento.
Hola Buenas tardes como hago para hecer un diagnostico a una oficina especifica por ejemplo contabilidad dentro de una empresa
Hola Merly
¿Cómo estás?
Una metodología diferente para cada oficina no sería necesario desarollar, ya que en sí lo que quieres identificar es el estado actual Archivístico de la oficina contable, es decir, es como si hicieras el diagnóstico a toda la empresa, pero en tu caso solo te enfocarás en una oficina. Por ejemplo, con el formato de Diagnóstico que les ofrezco en este artículo, podrías aplicar cada herramienta en dicha oficina. Así establecerás el estado en el que se encuentra el área contable en términos Archivísticos.
Espero que mi respuesta por este medio te de alguna orientación y te sea de ayuda.
Te agradezco haber leído mi blog.
Un abrazo.
Gracias eres muy amable Dios le siga dando inteligencia
Hola Merly,
Muchas gracias por tus palabras.
Y muchas gracias por leer el blog.
Un abrazo
Buenas tardes.
Muy interesante el blog.
Tengo una pregunta, en el caso de tener tercerizada la custodia de nuestros documentos de archivo, ¿sería necesario también tener en cuenta el acuerdo 008 de 2014?
Gracias por la respuesta
Hola Oscar.
En mi opinión si, ya que también te va a permitir conocer el estado actual de custodia en la que se encuentran los documentos de tu empresa en los depósitos del ente tercero con base en los requerimientos que el AGN exige en este acuerdo.
Así tendrías un Diagnóstico muy completo de toda la documentación con la que cuenta tu empresa.
Me alegra que te guste el blog.
Un abrazo.
Muy buen artículo, esta muy claro.
Gracias por compartirlo.
Bendiciones.
Buenas Tardes
Me intereso mucho los pasos del diagnostico,ya que empeze hacer una tecnologia en gestión documental espero poder contar con ustedes
Gracias
Buenos Días!!
Los pasos del diagnostico me parecen muy buenos, tengo la oportunidad de empezar a hacer uso de esta tecnologia de gestión documental espero mas adelante poder contar con el apoyo y la orintación de todos ustedes. gracias
Lo felicito por tan excelente pagina sobre temas relacionado en gestión documental y archivistica, sin embargo donde puedo descargarel documento en Excel que usted menciona.
Gracias
Hola soy Yudi y actualmente me encuentro realizando la planeacion de un Programa de Gestión Documental y me interesaría conocer el instrumento de Excel que contiene 13 Herramientas de Diagnóstico de Archivo que diseñaste, donde lo puedo descargar o no se si me lo pudieras enviar???
quedaría muy agradecida
mi correo es yudigrodr21@gmail.com
Hola un saludo, el recurso no está disponible en el enlace que se envía por correo, me podrias decir donde puedo tener acceso al documento o enviarmelo al correo: ron_bm08@hotmail.com Gracias.
Hola Erick,
Te pido el favor que revises de nuevo, ya que acabé de revisar el link y si está funcionando.
Por favor una vez lo intentes de nuevo y me cuentes si no te dió.
Un abrazo
Buen dia Edin en efecto el recurso esta en linea ya he podido descargarlo
Un saludo gracias
Hola Edin
Que bueno encontrar una pagina de soporte y ayuda en estos temas de la gestión documental.
Gracias por trascender, por compartir conocimiento,
Maria V
Realmente es un muy interesante la información que se esta suministrando, y sobre todo resaltar cada paso que se hace muy importante a la puesta en marcha de cada procedimiento archivístico. Gracias por tan importante gestión.
Hola. Tengo una inquietud.
Si bien es cierto existe la no pequeña normativa para el manejo de las historias clínicas. Pero me recomendarías alguna que me soporte la manera como estas deben manejarse en le proceso de ordenación dentro del mueble o archivador..
Gracias por tu atención espero pronta respuesta.
Hola Nelson, para saber como ordenar las historias clínicas o cualquier otra unidad documental, no necesitas una norma que lo especifique, tan solo basta con aplicar la teoría Archivística de los sistemas de ordenación documental, como por ejemplo el numérico, alfabético o el mixto y los subsistemas de cada uno de ellos. Podrías por ejemplo buscar la cartilla de ordenación documental que tiene el AGN.
Ya dentro de las historias clínicas, la ordenación de los folios se debe de hacer respetando el principio de orden original.
Espero que mi respuesta te pueda ser de alguna ayuda.
Feliz día.
Hola Edin, te saludo desde el Peru, estas son las cosas por las que valoro tanto el internet, ya que permiten tener acceso a informacion y a personas tan valiosas, me sirvio mucho tus pasos de diagnostico por que justo estoy elaborando un plan de trabajo para el archivo de una empresa.
Otra cosas como puedo descargar las 13 herramientas de diagnostico que comentas, gracias nuevamente.
Hola Miguel.
Ya pudiste descargar la Herramienta de Diagnóstico? es muy fácil, tan solo colocas tu correo electrónico, luego vas a tu bandeja de entrada confirmas la suscripción y luego vuelves a entrar a la bandeja de entrada y buscas el correo que te envío con la herramienta y le das clic en descargar.
Por favor avísame si ya la pudiste descargar.
Un abrazo.
Buenos Edin, gracias por su aporte en los temas referentes archivo.
Gracias, Dios le continúe bendiciendo.
Cordial saludo.
Deseandole un feliz año lleno de mil éxitos en su gestión diaria. es mi deseo poder incursionar en una etapa de formación académica, asi mismo poder obtener los reconocimientos que sean asignados. por todo esto deseo saber si ustedes este año tienen programado dictar cursos en formación administrativa o administración documental.
Buen dia Edin, Agradezco el aporte que nos otorgas, el cual facilita el proceso de diagnostico del archivo.
Mil gracias, Saludos. Jorge
Edin;
Muy agradecido por tus valiosos aportes. Excelente herramienta de autoevaluación en nuestros proceso documentales, la cual aplicaremos muy pronto, para contarte los avances y logros.
Un abrazo
Gracias por la información, saludos.
Buenas tardes Edin
Excelente articulo, nos da elementos y herramientas en un tema al que las empresas evitar abordar.
Muchas gracias Edin, me has ayudado bastante.