Para reforzar la gestión documental se tiene dos componentes base (no los únicos).
El archivístico y lo administrativo.
A veces el o la Archivista solo se queda con lo netamente archivístico.
Y deja de lado la implementación de prácticas, estrategias, herramientas y procesos administrativos.
En lo personal, cuando esto sucede así, la gestión documental queda a medias.
Y esto luego afecta la visibilidad de la gestión documental en una organización.
El Consejo Internacional de Archivos, en su diccionario terminológico, define la gestión documental como:
«Todas las funciones, actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad, para su mayor uso y mejor servicio».
ICA
Qué se debe hacer para reforzar la gestión documental
Si lees detalladamente el concepto anterior, te darás cuenta de que definitivamente lo que tú y yo hacemos debe ser mucho más que clasificar, ordenar, describir, transferir, depurar, seleccionar y conservar.
La responsabilidad del Archivista en la implementación de la gestión documental parte desde el momento en el que (desde un área cualquiera) se identifica la necesidad de crear un tipo documental para registrar un hecho o una actividad como parte de las funciones de una organización.
Luego, se controla el transcurso de los documentos desde su momento de trámite y mientras está en vigencia hasta determinar su disposición final.
Pero, en todo momento, desde que el documento exista en la organización debe estar disponible para su uso por quienes lo necesitan.
Porque una cosa es recibir para archivar los documentos.
Y otra cosa es gestionar los documentos.
E insisto, el objetivo de la gestión documental no se logra solo con desarrollar prácticas archivísticas.
También hay que hacer uso de prácticas y herramientas de administración.
Porque en últimas, la gestión documental es en gran medida la combinación de la archivística + prácticas administrativas.
Entonces, ¿Qué puedes hacer para reforzar la gestión documental y asegurarte de que no quede a medias?
Más arriba te dije que «también hay que hacer uso de prácticas y herramientas de administración en la gestión documental».
Esta afirmación resuena profundamente en la esencia misma de lo que implica implementar gestión documental.
Es claro que el componente archivístico es el fundamental para lograr el resultado de formar archivos técnicamente organizados y preservados.
Pero la gestión administrativa aporta un conjunto de herramientas y enfoques que son igualmente cruciales para garantizar el éxito a largo plazo de los resultados que genera la gestión documental.
Práctica número 1:
Una de las principales prácticas administrativas que se puede aplicar en la gestión documental es la planeación estratégica.
Esto implica definir objetivos claros, identificar recursos necesarios y desarrollar un plan de acción detallado para alcanzar esos objetivos.
Al integrar esta práctica en el proceso de gestión documental, puedes asegurarte de que tus acciones estén alineadas con los objetivos organizacionales y que estás trabajando de manera eficiente hacia su logro.
Práctica número 2:
Otra herramienta administrativa muy necesaria en la gestión documental es crear políticas y procedimientos claros.
Dichas políticas y procedimientos actúan como guías para el manejo y tratamiento de los documentos en todas las etapas del ciclo de vida.
Desde la creación y captura inicial hasta la disposición final.
Tener políticas y procedimientos bien definidos te ayuda a garantizar la coherencia, la transparencia y la responsabilidad en todas las actividades relacionadas con la gestión documental.
Práctica número #3:
Además, la gestión del cambio es otro aspecto clave de la gestión documental que se beneficia enormemente de los principios administrativos.
A medida que evolucionan las tecnologías, las regulaciones y las prácticas comerciales, es prioritario que tu como archivista estés preparado para adaptarte y responder de manera efectiva a estos cambios.
Pero no solo tú.
La gestión del cambio implica identificar áreas de mejora, comunicar claramente los cambios propuestos y trabajar con las partes interesadas para garantizar una implementación fluida y exitosa.
Práctica número #4:
En última instancia, la gestión documental requiere un enfoque integral que aproveche tanto el componente archivístico como el administrativo.
Al integrar prácticas y herramientas de administración en el proceso de gestión documental, puedes maximizar el valor de la información de tu entidad.
Así como garantizar el cumplimiento normativo, mejorar la eficiencia operativa y, por ende, contribuir al éxito general de tu entidad
Ahora es tu turno para reforzar la gestión documental…
¿Tú que prácticas administrativas desarrollas en tu área de Archivo para potenciar la gestión documental?
Me encantará leerte y poder responderte.
Además, otros y otras colegas que lean tus comentarios aprenderán de tu experiencia.
Anímate.
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