No se debe tomar a la ligera el elaborar un Plan Institucional de Archivos o Plan Estratégico Archivístico.
Las cosas como son.
Y no es que no sea flexible, si lo soy, pero eso no significa que cambie la esencia de las cosas.
¿A qué voy?
A lo siguiente.
En la Archivística hablamos de un instrumento Archivístico (administrativo también) que es el Plan Estratégico Archivístico (PEA).
Con el PEA se define la ruta o el camino a largo plazo que en materia de archivística o gestión documental una entidad se propone recorrer y alcanzar.
En Colombia al PEA se le conoce como Plan Institucional de Archivos (denominación dada por el Archivo General de la Nación para el sector Público).
Es decir, un Plan Institucional de Archivos – PINAR – (o como lo llamen en diferentes países) es sí o sí un Plan Estratégico Archivístico.
¿Qué es entonces un Plan Estratégico Archivístico o Plan Institucional de Archivos?
Seré breve en la definición.
Respecto al Plan Estratégico Archivístico, escribí un artículo completo al respecto, así que te invito a leerlo solo haciendo clic aquí.
Mientras, que la definición de Plan Institucional de Archivos (recuerda, como se denomina por el AGN de Colombia para el sector público), su definición es:
Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
Archivo General de la Nación de Colombia
Ya una vez te he recordado o aclarado la definición del PEA o PINAR, hablemos entonces de los errores al elaborar un Plan Institucional de Archivos.
Aquí tienes los 5 errores que veo que se cometen al elaborar un Plan Institucional de Archivos
No está demás aclararte que estos errores son con base en mi experiencia como Archivista y como Administrador de Empresas.
No son oficiales, no están publicados en una norma del AGN, o algo similar.
Es, mi opinión.
Error #1: Elaborar un Plan Institucional de Archivos con un alcance de un año.
Un PINAR no tiene un alcance de un año, si se elabora a un año ya no sería PINAR sino que sería un Plan de Acción Anual.
En pocas palabras, deja de ser un Plan Estratégico y se convierte en un Plan Operativo.
Dos conceptos distintos.
Error #2: Enlistar todas las debilidades identificadas en el Diagnóstico Archivístico como si fueran aspectos críticos.
Me refiero cuando todas (o la gran mayoría) de las debilidades se toman como puntos específicos a solucionar con el Plan Institucional de Archivos o PEA, y no, no es así.
Hay aspectos críticos estratégicos que hacen parte del PINAR y hay otras debilidades operativas que se solucionan con otro instrumento archivístico como el Programa de Gestión Documental (como se denomina en Colombia).
Por una razón, porque hay aspectos críticos que son operativos y no deben ser parte de un PINAR o PEA.
Ejemplo sencillo.
Cuando se identifica como aspecto crítico: la entidad no tiene un termo higrómetro para medir las condiciones ambientales.
¿Ese aspecto crítico acaso necesita un plan? no.
¿Necesita un año para cumplirse? no.
Ese aspecto crítico hace es parte de un plan operativo (PGD) no estratégico como el PINAR o PEA.
Error #3: Establecer planes y proyectos que no hacen parte de un PINAR.
Así como el error dos.
Hay planes y proyectos que no se deben ejecutar desde un Plan Institucional de Archivos.
Sino que: o no son planes o proyectos, o son planes y proyectos que hacen parte de un instrumento archivístico de planeación (estratégica) de nivel operativo.
Como el Programa de Gestión Documental.
En todo caso, el Plan Institucional de Archivos es un instrumento estratégico y no operativo.
Error #4: Falta de involucramiento de las partes interesadas clave en la elaboración del PINAR.
Un aspecto crítico en la elaboración de un Plan Institucional de Archivos es la participación activa de todas las partes interesadas relevantes.
Esto incluye a los líderes de las diferentes áreas de la entidad, no solo a los responsables de la gestión documental y del archivo.
Sin una colaboración adecuada, es difícil identificar las necesidades y objetivos de todas las áreas, lo que puede conducir a un PINAR poco efectivo y desvinculado de la realidad estratégica de la entidad.
Al fomentar la colaboración y el compromiso de todas las áreas de la entidad, se garantiza que el PINAR refleje las necesidades y prioridades de toda la organización desde el punto de vista archivístico.
Error #5: Falta de seguimiento y evaluación periódica del PINAR o PEA.
Un Plan Institucional de Archivos no es un documento estático, sino que debe ser revisado y actualizado periódicamente para garantizar su relevancia y efectividad continua.
Sin embargo, muchos errores surgen cuando la entidad elabora el PINAR pero luego lo abandona en un estante (o en una carpeta electrónica con última fecha de apertura hace dos años).
Y por tanto, no realiza un seguimiento adecuado de su implementación.
O no evalúa su impacto en la gestión documental y en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Así que es crucial establecer mecanismos claros de seguimiento y evaluación para monitorear el progreso del PINAR o PEA y realizar ajustes según sea necesario.
El Plan Institucional de Archivos o Plan Estratégico Archivístico hará más visible la Gestión Documental.
Cada vez refuerzo más mi opinión que el Plan Institucional de Archivos es un instrumento archivístico muy valioso para aportar en hacer que el o la archivista y la gestión documental sean más visibles en una entidad.
Obvio, partiendo de que esté bien elaborado y sí se utilice.
Algo que me gustaría saber:
¿Tú que dudas tienes sobre el Plan Institucional de Archivos? o ¿Qué buenas prácticas consideras deben ser básicas cuando se construye este instrumento? ¿En tu entidad cuentan con uno?
Déjalo en los comentarios.
Espero que este artículo te sea útil.
Por favor compártelo con otros colegas que tú consideres que así lo puede ser.
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