La gestión documental en el sector privado tiene un mito.
Aquí te lo desvelo.
En resumen.
Archivística = Estudia lo relacionado con los archivos
Archivos (como documentos) = Se conforma de documentos organizados.
Documentos = Son el producto del registro de actividades y funciones de las entidades.
Entidades (públicas o privadas) = Los empleados crean o reciben los documentos como evidencia administrativa, o legal, o jurídica, o contable, o técnica o histórica.
Empleados = Acceden a los documentos que crearon o recibieron por tiempo limitado según sus necesidades.
Acceder a los documentos = Se requiere de políticas, lineamientos, herramientas, entre otros elementos, que facilite de la producción hasta la disposición final de los documentos.
Gestión Documental = Proceso que se compone de actividades basadas en la teoría archivística y administrativa y tiene un alcance desde la planeación del documento.
¿Será que todo lo anterior solo aplica en el sector público?
Pues no.
De la misma manera aplica la gestión documental en el sector privado.
Solo que en el sector público está regulada la implementación del proceso de gestión documental en busca de garantizar la formación de archivos que otorguen transparencia a la función del estado.
Pero la gestión documental no es exclusiva de la ley.
Tampoco es exclusiva del sector público.
Que a través de la ley el sector público crea el modelo de gestión documental en cada país, eso sí es innegable.
He escuchado decir frases como:
«La gestión documental es solo para las entidades públicas»
«El Programa de Gestión Documental o las Tablas de Retención Documental no aplica para las entidades privadas»
«La organización de los documentos en las entidades privadas no se hace como en las entidades públicas, los documentos pueden tener cualquier orden»
Y así hay más frases, no sigo porque este artículo me quedaría muy extenso.
Con respecto a esas frases te digo lo siguiente:
La gestión documental es gestión documental y punto.
Son lineamientos, políticas, estrategias (entre otros) archivísticas y administrativas que se encaminan desde el origen del documento en formar archivos que puedan ser consultados cuando se necesitan y por el tiempo que se necesitan.
El que esté la gestión documental regulada para el sector público, significa que sí o sí hay que aplicar.
Que para el sector privado no esté regulada, no significa que no se aplique la gestión documental.
Significa que la entidad privada, que siempre genera archivos, puede aplicar gestión documental como parte de su mejoramiento organizacional.
Para ser más claro, te coloco el siguiente ejemplo:
¿La gestión del talento humano está regulada por ley en el sector público? Sí.
¿Las entidades del estado deben implementar Manual de Funciones para sus funcionarios? Sí.
¿Las entidades privadas deben tener por ley Manual de Funciones para sus empleados? No.
Pero algunas entidades privadas implementan prácticas de talento humano, como un manual de funciones, como parte de su mejoramiento organizacional.
Ya para finalizar.
La Archivística no le pertenece al sector público o privado.
La Gestión Documental no es exclusiva del sector público.
Ojo, pero la regulación del sector público sí moldea la gestión documental en cada país.
Esto a su vez se convierte en referente de la gestión documental para el sector privado, más no camisa de fuerza.
Que la ley es un aliado para los y las archivistas poder aplicar la gestión documental en las entidades públicas, es cierto.
Cuando se crean normativas para el sector privado, mejor, facilita el camino.
Si la gestión documental no está regulada en el sector privado, significa que, como cualquier otro proceso, implementar gestión documental será como estrategia de fortalecimiento organizacional más no por imposición de ley.
Conclusión:
La gestión documental, que es la operacionalización de la teoría archivística, aplica tanto para el sector público como privado.
El sector público por disposición normativa.
El sector privado, de no haber norma que obligue, por mejoramiento organizacional.
Me gustaría leer tu opinión…
Déjame tu comentario, ¿estás de acuerdo que la gestión documental no solo aplica al sector público? o por el contrario, ¿Cómo la gestión documental está regulada por leyes para el sector público, no aplica para el sector privado?
Y te aclaro que soy consciente que en el caso de Colombia, hay superintendencias que han regulado la gestión documental en sus sectores.
Finalizo este post con un meme que publicamos en las redes sociales de nosonpapeles.com.
Pienso que el tema de los archivos es poco conocido y aplicado, especialmente en Bolivia, el sector público tiene normas y leyes regulatorias pero aún así sus sistemas de control y gestión documental no son buenos, es muy visible por ejemplo en los hospitales y en la negligencia de los servicios públicos. Por otra parte en el sector privado no aplican sistemas de gestión de archivos, y consideran que no es necesario ya que solo es para el sector público, la información sobre el manejo y gestión de archivos en el sector privado en Bolivia es demasiado escasa, ¿es igual en otros países o alguien logró encontrar información o proyectos sobre este tema pero en el sector privado? sin tomar en cuenta los bancos, ya que algunos si manejan sistema de archivos pero tampoco muy bien estructurados.
Hola Maximo, espero te encuentres muy bien.
Gracias por tu comentario. Lo que mencionas sobre Bolivia también ocurre en otros países; aunque existen normas, su aplicación en el sector público es limitada, y en el sector privado la Gestión Documental sigue siendo subestimada. Aun así, hay experiencias valiosas, especialmente cuando se conecta con la mejora organizacional o el cumplimiento normativo. Desde nosonpapeles seguiremos visibilizando estos temas.
¡Gracias por tu aporte!