Los fondos documentales tienen dos caminos para tomar: ser un Archivo o ser un fondo acumulado.
El primer camino requiere de la presencia de la Archivística.
El segundo camino simplemente es dejar a los documentos a la deriva o con un acompañamiento básico o mínimo.
Lamentablemente el segundo camino es por el cual se desvían muchos fondos documentales.
Entre varias razones, debido a que es el camino más fácil, puesto que es no hacer nada, casi nada o lo mínimo.
Un archivo no se considera archivo por el hecho de estar visualmente bonito o por el hecho de estar en buenas condiciones de conservación.
Un archivo no es un archivo por el hecho de tener un conjunto de documentos solo con un inventario documental, pero sin clasificar, ordenar ni describir.
Ello sería tan solo un fondo acumulado con un inventario documental.
Así de sencillo.
Si tu Fondo documental no respeta el principio de procedencia a través de la identificación de los periodos institucionales con sus respectivos productores documentales.
No está clasificado, ordenado y descrito según las características y contexto de cada período institucional.
Lo dicho, aún no es un archivo.
Sigue siendo un fondo acumulado.
E incluso un fondo acumulado intervenido con algunas técnicas y procesos archivísticos.
Cómo una de las tantas misiones que tenemos los Archivistas, es convertir fondos acumulados en archivos, he invitado para hablar de este tema a Lucely Delgado.
Lucely es Archivista, administradora de empresas y magister en gestión de la información y de la documentación.
Por su experiencia en este tema, ella te despejará con sus recomendaciones y prácticas, el camino para convertir un fondo acumulado en un verdadero archivo.
En este episodio hablamos sobre:
- A qué se le considera un fondo acumulado.
- Las cuatro causas principales para que se generen fondos acumulados.
- Cómo se identifica un fondo acumulado.
- Si solo nos referimos al soporte papel cuando hablamos de fondos acumulados.
- El principal obstáculo que tienen los fondos acumulados para ser intervenidos.
- Cómo se organiza un fondo acumulado.
- Cuáles deberían ser las principales habilidades, aptitudes o conocimientos que debería tener el Archivista para enfrentarse a los fondos acumulados.
- Cuando se debe considerar a un fondo acumulado como un Archivo.
- Las recomendaciones que daría al Archivista que tiene en su entidad fondos acumulados para recibir el apoyo de las directivas para su organización.
La frase que más me gustó:
Los documentos pueden estar en «pasta dorada» pero si no se puede acceder a la consulta, si la recuperación de la información no es ágil y oportuna, pues ahí no hay archivo. Entonces, el mayor indicador de si hay un fondo acumulado o hay un verdadero archivo, es la capacidad de respuesta en la consulta y en la prestación de los servicios de información.
Lucely Delgado
Los libros que recomienda leer:
- Manual de organización de un fondo acumulado. – Archivo General de la Nación.
- Guía Técnica del Archivo de Bogotá. – Archivo Distrital de Bogotá.
- Repositorio Normativo Archivo General de la Nación.
- La Biblia.
- Constitución Política de Colombia.
Sus redes sociales:
- Su correo electrónico: ldelgado@misena.edu.co
- Su Facebook: Lucely Delgado.
Ahora cuéntame, ¿qué reflexión te deja este episodio?
¿Qué piensas del proceso de transformación de un fondo acumulado en un archivo?
¿Qué buenas prácticas puedes recomendar para tener en cuenta a la hora de intervenir un fondo acumulado con el objetivo de convertirlo en un archivo?
¿Tu entidad aún tiene un fondo acumulado o ya es un archivo?
Sería genial que dejarás tu comentario.
Como siempre, te pido el favor que compartas esta entrevista con otros con los que tu consideres que este tema aportará valor en sus vidas personales y profesionales.
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escuchando tu entrevistada lucely delgado quiero dar mi aporte como ya lo he estado haciendo en otras de tus entrevistas. y como siempre parto desde mi larga experiencia. primero estoy de acuerdo en que un fondo acumulado no se le puede dar esa categoría de archivo es solo como su nombre lo dice un cúmulo ,arrume ,deposito de documentos que pueden estar compuestos por libros empastados ,documentos sueltos, o en paquetes, en A-Z, argolla dos etc. ahora yo siempre trato de cambiar es nombre de archivo al área de gestión documental. cuando salí del tecnológico de antioquia con el titulo de tecnologo en administración documental me pareció que realmente ese debe ser el nombre que debemos tener los que estamos en esta profesión y no quiero que me mal interpreten los que salen con titulo de archivistas yo lo enfoco porque la palabra archivo en nuestro país y muchos mas trasladan inmediatamente esa palabra como un lugar donde se guarda y conserva lo mas viejo y que ya no se usa. bueno ahora tocando el tema , cuando tu estas en una empresa publica si es el caso de que empieces desde cero con la organización de sus documentos relativamente puede ser mas fácil ya que esta entidades son conocedoras de la normatividad y para evitar posibles sensaciones son mas asequibles a proporcionar lo que se requiere para crear un área de gestión documental. ahora en el caso de las entidades privadas es mas difícil muchos dirían no es mas fácil porque al ser empresa privada que no tenga nada que ver con el sector publico y que tienen presupuesto suficiente . estas empresa privadas cuanto se llega el momento de hacer el plan de trabajo con todas reglas y se expone llámese gerencia estas son muy reacias a sacar de su presupuesto una cantidad considerable para invertirlo en la organización de sus documentos o de su fondo acumulado para llegar a tener un centro documental y esto a mi me ha pasado muchísimas veces , es ahí cuando entra a jugar primero nuestro profesionalismo , la normatividad que nos rige si es nuestro país Colombia AGN, la política de cero papel , normatividad para documentación contable , para historias laborales ,etc ahora bien tenemos que ser muy analíticos y ir de una forma muy elemental la importancia que tiene tener su área de gestión documental en donde se tenga un control total de sus documentos para la vida propia de la empresa. ahora en cuanto a manejar el vocabulario técnico para mi es fundamental porque es así como en donde estemos laborando vamos creando una cultura documental, como enseñarles a decir historia laboral historia ocupacional de hoja de vida que esto en todas las empresas donde yo he estado recalco mucho ese error pero es por desconocimiento y es ahí donde nosotros como conocedores contribuimos a que el personal se vaya familiarizando con estos términos. yo lo he dicho muchas veces un archivo no es tener un lugar físico muy bonito con unos documentos siempre limpios y bien puestos en una estanterías . si esta bien que la parte locativa hace parte de ubicar el lugar adecuado en donde se va a crear el area de gestión documental pero esto va mas allá, en donde estoy en este momento cumpliendo con mi cargo de coordinador del área de gestión documental me acuerdo que cuando entre a la empresa y me encuentro con toda la documentación de esta empresa acumulada represada en varios puntos cuartos donde se estaban deteriorando llenando sen de polvo algunos en unas estanterías metálicas sin ningún orden otros tirados en el suelo me dije aqui tengo un gran reto personal trasformar todo esto y crear el área de gestión documental , me encuentro de entrada en que la empresa toda su documentación la mandaba a empastar y lo primero que les expuse fue que el empastar la documentación estéticamente se ve muy bonita pero que no era ni practica para consulta , por el espacio físico que ocupa por el gasto en que la empresa estaba incurriendo y porque la documentación tiene unos tiempo de retención en donde llega el termino en que esta documentación se puede eliminar implicando que esa inversión de dinero se pierde. y les propuse otra forma practica de conservar la documentación tanto para sus respectivas consultas y en reducción de gastos en donde les incluía las cajas de archivo que cumplían con la normatividad vigente por protección , seguridad y capacidad de espacio físico, y este fue mi primer logro es así que se dieron cuenta que con solo un libro que enviaban a empastar con ese valor de costo se podía comprar cajas de archivo y manejar la conservación de la documentación con otro sistema mas rentable. para no extenderme mas porque tela hay para corta y mucha. primero fondo acumulado seguirá siendo fondo acumulado este en el lugar que este si a este no se le ha hecho ningún tipo de tratamiento documental, archivo es cuando ya se le han aplicado las diferentes técnicas y normas para que esa documentación se vea ,se maneje , se controle y cumpla la función que debe tener en toda organización grande o pequeña publica o privada. pero yo me iría mas allá podemos tener si un archivo llámese central , pero tenemos que apuntar a llegar a tener un centro de gestion documental. como siempre espero que entre todos podamos resolver y cada vez mas profundizar mas nuestra bella profesión.
muchas gracias a LUCELY y a EDIN NOSONPALES;
es muy gratificante escuchar informacion que nos aclaran en muchos temas la profesion del archivista y de los que estamos en esta tarea. Gracias por la gran aclaracion de tema FONDOS ACUMULADOS. Es dificil mas no imposible cambiarle la mentalidad principalmente a los que lleven un buen tiempo en este oficio. Estamos invitados a compartir este gran tema con la parte administrativa y la operativa, y buscar hacer una buena aplicacion para una buena administracion documental
Felicitaciones.
Excelente charla muy buena.
Buen sentido, practico y descripción del tema de Fondos Acumulados muy bien.
Bien definido sobre la descripción de que es un fondo acumula.
¿qué reflexión te deja este episodio?
Que debo tener todo la experticia y la capacidad de comunicación asertiva para ser un buen organizador del conocimiento sin perderme en los «laberintos» que yo mismo me cree en el manejo de la implementación de las herramientas archivísticas.
¿Qué piensas del proceso de transformación de un fondo acumulado en un archivo?
Primeramente es lo más acertado y lo que por naturaleza somos: los salvaguardamos y el conocimiento y el valor de los archivos; es lo que deberíamos pensar todos los que nos desempeñamos como archivistas, pero que en algunas empresas o entidades públicas o privadas aún no han entendido. Tenemos que convencerlos a que los trabajos que ellos hacen no es solo de acumular: Es de preservar y prestar un servicio para ellos mismos y para la ciudadanía.
¿Qué buenas prácticas puedes recomendar para tener en cuenta a la hora de intervenir un fondo acumulado con el objetivo de convertirlo en un archivo?
1. Si no tienen una Metodología para la Elaboración de Inventarios y transferencias documentales, es conveniente proponerlo a la mesa directiva y demostrar el porqué es importante (sabiendo que ayuda a la buena organización y consulta de los repositorios y los diferentes documentos emanados de las diferentes áreas o divisiones que conforman la empresa).
2. Elaboración de Tablas de Retención y Valoración Documental, que contribuye al proceso – desarrollo de la organización documental tanto en entidades públicas como privadas con funciones públicas, para así poder minimizar el riego de la pérdida de la información.
Muy interesante el tema, sobre el cual quisiera plantear unos aportes al respecto:
1. Considero que los proyectos de organización de fondos acumulados deben ser incluso una tercera prioridad para las organizaciones y más para la administración pública, organizar los fondos documentales no evita, de ninguna manera, que se vuelvan a conformar dichos fondos.
2. La mejor manera de no conformar fondos acumulados es la definición y especialmente en la implementación de políticas, procesos, procedimientos e instrumentos archivísticos al interior de las empresas, la cura para los fondos acumulados es la transformación de las prácticas actuales de producción, organización y conservación de los documentos e información.
Saludos