Y… ¿Tu empresa tiene documentos electrónicos?
…
¿Los tienes en cuenta dentro de la Gestión Documental que aplicas?
Espero que sí.
Recuerda, los fondos documentales no son solo de papel.
¡Los documentos electrónicos de archivo también hacen parte de ellos!
Así que en este episodio, he entrevistado a Sergio Gómez quién ha compartido varias buenas prácticas que debes tener en cuenta en tu organización.
Para escuchar el episodio anterior, haz clic aquí. O puedes conocer todos los episodios desde este enlace.
En este episodio hablamos sobre:
- ¿Cuál es la diferencia entre un documento electrónico y un documento electrónico de Archivo?
- ¿Hay alguna diferencia entre Gestión Documental y la Gestión Electrónica de Documentos?
- ¿Es una buena práctica eliminar documentos físicos originales una vez han sido digitalizados?
- ¿El fondo documental está totalmente organizado con solo tener los documentos en papel organizados pero los documentos electrónicos no?
- ¿Es una buena práctica imprimir un correo electrónico?
- Algunas prácticas que se pueden usar para llevar un control de los documentos electrónicos que hacen parte de expedientes físicos.
- Cuál debe ser el papel del Archivista frente a las copias de seguridad que se realizan en las áreas de Sistemas.
- ¿Comprar un Software para la Gestión Documental es la solución?
- Herramientas básicas que pueden usar los Archivistas para prestarle más atención a los documentos electrónicos.
- La herramienta que no le puede faltar a Sergio para trabajar con los documentos electrónicos.
- Libros que recomienda leer para crecer tanto en lo personal como en lo profesional.
- Qué es el éxito desde un punto de vista Archivístico.
La Frase que más me gustó:
… Creo que el éxito de la Gestión Documental, más allá de políticas, más allá de instrumentos archivísticos, más allá de procedimientos, más allá de cualquier cosa, la Gestión Documental es exitosa cuando hay una cultura organizacional enfocada a la Gestión Documental
Las Redes Sociales de Sergio:
No olvides compartir este episodio en tus redes sociales o con alguien más si crees que puede ser de ayuda.
Me encantaría saber que opinión tienes sobre este tema, además si conoces alguna otra buena práctica que podría utilizarse con los documentos electrónicos.
¡Anímate en los comentarios!
Hola Edin y Sergio, gracias por este podcast y entrevista, muy interesante su enfoque y conversación. Me interesó en particular cuando hablaron de morec (o morek?), por favor si pudieran compartir un enlace para poder leer sobre esto.
Gracias y saludos desde Lima!
Alvaro
Hola Álvaro,
Que placer saludarte!
Tengo entendido que Sergio ya te compartió un enlace, pero igual aquí te relacino uno en el que también puedes obtener más información sobre Moreq.
http://moreq2.eu/attachments/article/341/Docubarcelona_Moreq2_MvPalma_Def_v6.pdf
Muchas gracias por escuchar el blog.
Un abrazo.
genial, muchas gracias Edin!
hola Edin y Sergio, gracias por compartir! genial, muy claros para explicar!
Hola Sandra,
Mil gracias a ti por estar en mi blog.
Un abrazo.
Buen día:
Muy interesantes los temas tratados, y aún más cuando se habla de fondos documentales electrónicos.
Es un nuevo reto la intervención del pasado de esta índole en una empresa, aún más cuando se cuenta con variados sistemas de información que se han quedado atrapados en el tiempo y dificultan la migración o emulación hasta dictaminarse la pérdida total de la misma.
Éxitos y gracias
Hola Nubia,
Muchas gracias a ti Nubia por estar en mi blog, leerlo y escuchar el podcast.
Un abrazo.
Gracias por cada uno de los aportes, en lo personal son temas que me apasionan, y quiero compartir una cosa, en la empresa donde trabajo actualmente esta muy complicado implementar la Gestión documental, muchos de los funcionarios son de una edad avanzada y cambiar la mentalidad sobre el tema esta muy pero muy dificil
Hola Adriana,
Gracias por comentar.
Tienes un enorme reto, eso también le da un toque especial a tu trabajo, cumplir con tus retos archivísticos.
Me encantaría que más adelante me cuentes los resultados.
Un abrazo.
Me ha parecido un tema muy interesante. Quizás podamos escuchar otro podcast sobre el futuro de la figura del archivero en la era del documento electrónico.
Me gustaría saber qué libro recomendaba Sergio de Paloma Fernández sobre el documento electrónico.
Hola Eva,
Hablando con Sergio me aclaró que el libro no es de Paloma Fernández sino de Inés Casanovas y se llama: Gestión de Archivos Electrónicos.
Te agradezco por escuchar el podcast y la idea que me has dado para un próximo episodio está genial.
Muy pronto lo verás.
Un abrazo.
Muy bueno esta entrevista, Edin y Sergio, Me gustaria que hicieran más entrevistas con archivistas amigos. Quisiera me recomendaran un libro o una presentación para capacitar a enlaces de archivo de trámite de un ayuntamiento, especialmente, como integrar un expediente completo e inventarios de trámite. Gracias por este podcast.
Hola Armando,
Como va todo?
Mil gracias por escuchar el podcast,
Me gustaría que me aclares más la pregunta.
Por ahora, no se si ya leíste mi artículo sobre la formación de expedientes, puede que te sirva para lo que necesitas.
Este es el link: https://www.nosonpapeles.com/pasos-para-conformar-y-organizar-los-expedientes/
Espero tu respuesta.
Un abrazo.
Buen día.
Claro que he leído cada uno de sus artículos, por cierto muy interesantes. Pero trato de explicarles como integrar los expedientes en base a presentaciones de power, prezzy, etc. Y todos sus artículos me han servido mucho.
Agradezco me tome en cuenta en sus publicaciones, las cuales tengo impresas y digital con su respectivo inventario.
Gracias.
la organizacion de los archivos son de gran importancia, pero el sistema de gestion documental es de gran utilidad para una empresa. por que
Atentamente
Barbara.
Muchas gracias por sus comentarios. Siempre me son de gran utilidad.
Buenos dias, Edin Gutiérrez:
En primer lugar te felicito por diseñar este blog como una herramienta para orientarnos como archivístas.
En cuanto, al poscast anterior. Me quedan algunas dudas, ya que no tengo claridad sobre el papel de la Sociedad Cameral de Certificación Digital, CERTICÁMARA S.A. si, se mencionan la firma digital, pero tengo entendido que la certificación de esta organización tiene facultad legal de hacer un documento electrónico de caracter probatorio, ya que los metadatos en cierta medida se pueden alterar como por ejemplo en sitios como la Cll 19 en el centro de bogotá, en los cuales alteran completamente la información de estos documentos electrónicos.
Saludos.
Hola Edin
Me encantó el podcast!
También me aterrorizó porque me percaté de todos los errores que hay en mi centro de trabajo.
El podcast me ha ubicado en tiempo y espacio, y he tomado nota de la bibliografía y autores para estudiar el tema.
Estamos en cero con el tema del tratamiento de los documentos electrónicos de archivos.
Mi duda por ahora es cuál software podría usar para archivar los correos electrónicos?
Entiendo que para cada empresa es diferente. Pero me gustaría que compartieras un grupo de nombres de software que podamos investigar y seleccionar alguno.
Un abrazo, y de nuevo excelente podcast.
Excelente podcast. La gestión documental en entornos electrónicos cada vez tiene más fuerza, máxime en este tiempo de pandemia. Nosotros como archivistas debemos tumbar esos posibles miedos referente a este tema y estar a la vanguardia, impactando positivamente a las entidades donde laboramos e incluso a la sociedad.