La descripción documental es un procedimiento archivístico que va más allá de realizar un inventario de documentos.
Es un procedimiento que conlleva una serie de actividades archivísticas que se reflejan más que en instrumentos archivísticos, en la satisfacción de los usuarios.
A través de la descripción documental, los usuarios, sean de entidades públicas o privadas, o incluso de personas naturales, pueden de una manera orientada, precisa y más rápida, acceder a la información que requieren.
La descripción documental no es una labor archivística que se lleve a cabo por separado de otros procedimientos de organización documental, como lo son la identificación, clasificación y ordenación, en caso que así se haga, la mayor probabilidad del resultado final, es la descripción del desorden.
Las áreas de Archivo, como parte de sus funciones, pero más que esto, como parte de su objetivo, deben atender y satisfacer las necesidades de información de las partes interesadas en la entidad.
Para ello, la descripción documental, es un procedimiento que bien aplicado potenciará el servicio que prestan las áreas de Archivo de las entidades.
Para hablar sobre cómo lograr potenciar el servicio del Archivo con la descripción documental, he invitado a Marta García, Archivista profesional y Magíster en Ciencias de la Información, quien, desde su experiencia en este tema, te dará recomendaciones de cómo lograrlo.
En este episodio hablamos sobre:
- En qué consiste la descripción documental.
- Cuáles son las normas nacionales e internacionales que tratan sobre la descripción documental.
- Cuáles son los pasos que recomienda para llevar a cabo la descripción documental en los Archivos.
- Cuáles conocimientos y habilidades debería tener el responsable de Archivo de la entidad para llevar a cabo la descripción documental.
- Cómo potencia la descripción documental el servicio que presta el Archivo de una entidad.
- Las nuevas tecnologías de la información cómo inciden en la descripción documental.
- Si existe un momento adecuado para iniciar con la descripción documental en un Archivo.
- Los mitos o creencias erróneas que existen alrededor de la descripción documental.
- Algunas experiencias sobresalientes que haya tenido con la descripción documental.
La frase que más me gustó:
La descripción documental es más potente mucho más allá de solo el servicio del Archivo, o de la elaboración de unos instrumentos, la actividad descriptiva va mucho más allá de que puedas tener un gran catálogo de tu archivo o inventario o una guía de los fondos documentales; entonces por eso, creo yo que uno de los primeros elementos que hay que tocar es el asunto que la potencia está precisamente que la descripción permite ofrecer una información confiable, en unas estructuras normalizadas sobre cual es ese contenido, contexto y estructura de las diferentes agrupaciones archivísticas para nuestros usuarios internos, externos, investigadores en general, o incluso una cosa que yo me sueño un poco, que es como esa conciencia archivística ciudadana, es decir, que la gente se entere finalmente en sus archivos. (…) La descripción documental ofrece confianza y transparencia.
Marta García
Los libros que recomienda leer:
- La descripción Archivística en los tiempos posmodernos: conceptos, principios y normas. – Dunia Llanes Padrón.
- Archivos, entender el pasado, construir el futuro. – Ramón Alberch Fugueras.
- El Material Humano. – Rodrigo Rey Rosa
- Visitar el catálogo colectivo del Portal de los Archivos Españoles.
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¿Qué opinas sobre la descripción documental?
¿Has tenido alguna experiencia con este tema?
¿Cómo más consideras que la descripción documental podría potenciar el Servicio de los Archivos?
¿Cuáles crees que son las mayores dificultades para realizar descripción documental?
En verdad, que será genial que dejarás tu comentario.
Y como siempre, te pido el favor que compartas esta entrevista con otros con los que tu consideres que este tema aportará valor en sus vidas personales y profesionales.
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Cordial saludo Edin
Muchísimas gracias por compartir esta entrevista, muy valiosa la experiencia de Martha con la descripción que ha realizado de los documentos del Archivo Histórico de Medellín. Así mismo, son muy valiosas las normas de descripción archivística nacionales e internacionales que nos socializó.
Saludos,