primero mirar si se cuenta con la estructura tecnológica, luego diseñar la implementación, capacitar al personal 

Estimados buenas tardes, me parece muy interesante este espacio, para poder realizar preguntas, pero también compartir nuestras experiencias.  En la institución donde laboro se ha aplicado lo siguiente:

1. Elaborar políticas y procedimientos sobre la gestión documental electrónica.

2. Se elaboró un índice electrónico para llevar un control de los documentos ingresados en cada expediente el cual sirve de referencia.

3. Designar responsables de archivo para cada departamento o área.

4. Capacitar a los responsables de archivo de gestión.

5. Contar con repositorios electrónicos para el almacenamiento de la información.

6. Ejecutar o aplicar las políticas creadas y dar seguimiento.

Saludos,

Considero que antes de implementar un sistema de gestión documental electrónico de debe empezar con un diagnóstico a fin de conocer  la situación actual de los Archivos

Me parece acertada esta actividad como primer paso. Añadiría que en base a los resultados lo siguiente seria armar un plan a corto y mediano plazo. 

“…Desde cero en gestión documental electrónica…” es importante tener en cuenta lo manifestado por Sandra Liliana y por Emelin.

Son criterios básicos para tener en cuenta y darle inicio a cualquier decisión que se encamine a la gestión electrónica.

Parecerá elemental para algunos que hayan avanzado en el objetivo, pero básico para tener un piso en la nueva planeación que otros construirán.

Es muy importante tener en cuenta, antes de implementar Gestión Documental Electrónica de Archivo, se debe tener organizada la información en formato físico para dar ese paso. ¡Es algo innegociable!

Luego de cumplir con esa premisa, se debe optar con desarrollar los lineamientos y reglamentos para elaborar y gestionar esos datos e información el formato electrónico, saber qué tipos de extensiones de archivo se van a conservar a largo plazo, comprometer al personal que integran las empresas, instituciones u organizaciones (desde el directivo hasta el ultimo colaborador) para el tratamiento de éstos, la elaboración o actualización de instrumentos como las Tablas de Retención Documental - TRD; para seguir con el desarrollo o suscripción a  un aplicativo y/o repositorio, que o permita tener almacenados los activos de información,  por último seguimiento y control de ese proyecto para retroalimentación.

Un "bonus track", es establecer un Indice de información Pública Clasificada y Pública Rservada, en algún módulo o etiqueta del aplicativo SGDEA, para garantizar el debido acceso a estos documentos, en cumplimiento a la ley 1712 de 2014 - "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones." si nos referimos al sector público, si nos enfocamos al sector privado, optar por aplicar lo establecido en la ley 1581 de 2012 - "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales."

Para la implementacion de un sistema de gestion de documentos electrónico de archivo se debe contar con un diagnóstico integral estructural y tecnologico, conocer que tipos de documentos electronicos son producidos por los aplicativos y ssitemas tecnologicos existentes en la entidad. Formular  y aprobar el Plan de preservacion digital a largo plazo para la cosnervacion de la información  digital acorde con los lineamientos establecidos a través de los instrumentos archivsiticos como tiempos y disposciion final, formulacion y aprobacion del Modelo de requisitos en donde se identifiquen los requisitos funcionales y no funcionales -; todos estos son insumos necesarios para la implementacion del SGDEA.