Una herramienta práctica para revisar condiciones básicas de gestión documental por oficina, validar resultados desde el área de Gestión Documental y orientar planes de mejora.
En una entidad pública, la gestión documental no se fortalece solo desde el archivo central.
También se fortalece desde las oficinas que producen, reciben, tramitan, organizan y conservan documentos todos los días.
Ahí es donde muchas veces aparecen los verdaderos problemas: comunicaciones que no se radican, expedientes incompletos, documentos electrónicos dispersos, archivos de gestión sin inventario, transferencias pendientes o criterios documentales que no se aplican de manera uniforme.
Por eso creamos esta herramienta.
El Diagnóstico de condiciones básicas de gestión documental por oficina para entidades públicas es un recurso práctico diseñado para ayudarte, como archivista, a revisar cómo están aplicando las oficinas productoras los criterios básicos de gestión documental.
No es un diagnóstico integral archivístico.
No busca evaluar en detalle todos los componentes del sistema de gestión documental y administración de archivos de la entidad.
Su propósito es más concreto: ayudarte a identificar, por oficina, qué condiciones básicas de gestión documental se cumplen, cuáles están débiles y cuáles requieren acompañamiento desde el área de gestión documental.
¿Para qué te sirve esta herramienta?
Esta herramienta te permite hacer una revisión estructurada de la gestión documental desde las oficinas productoras.
Es decir, no se queda solo en mirar el archivo físico.
También revisa aspectos como la producción documental, la gestión y trámite, la organización de documentos físicos y electrónicos, las transferencias, la disposición documental, la preservación y la valoración documental.
La oficina diligencia el diagnóstico con base en su realidad archivística.
Luego, tú como archivista, puedes validar las respuestas, revisar evidencias, identificar hallazgos y construir un plan de mejora según las necesidades reales de esa oficina.
Esa es una de sus principales fortalezas.
No te entrega solo respuestas. Te da una base para intervenir mejor.
¿Por qué está pensada para entidades públicas?
Porque en las entidades públicas las oficinas productoras tienen responsabilidades concretas frente a la gestión documental.
No basta con que el área de archivo tenga instrumentos archivísticos. Las oficinas deben conocerlos, aplicarlos y gestionar sus documentos conforme a los lineamientos institucionales.
Esta herramienta está construida considerando esa realidad.
Por eso aborda elementos como el uso del CCD, la organización de expedientes, la radicación de comunicaciones que generan trámite, la gestión de documentos electrónicos, el inventario documental, las transferencias, la disposición final y la aplicación de buenas prácticas de conservación y preservación.
También tiene en cuenta que la oficina no actúa sola.
La oficina diligencia.
El área de gestión documental valida.
Y tu como archivista orientas el plan de mejora.
¿Qué contiene este recurso?
Al adquirir esta herramienta recibes tres elementos principales:
1. Herramienta de diagnóstico en Excel con campos automatizados
Permite evaluar las condiciones básicas de gestión documental de las oficinas productoras de entidades públicas, con criterios organizados por procesos técnicos de la gestión documental.
2. Guía de uso dirigida al archivista
Explica cómo utilizar la herramienta, cómo interpretar los resultados y cómo aprovechar las recomendaciones para orientar planes de mejora por oficina.
3. Modelo de instructivo para la oficina productora
Es un documento base para entregar a la oficina que diligenciará el diagnóstico. Este modelo debe ajustarse según los lineamientos, formatos y criterios internos de cada entidad pública.
Además, como valor agregado, cuentas con soporte por WhatsApp si tienes dudas sobre el uso de la herramienta.
¿Qué podrás identificar con la herramienta?
Con este recurso podrás reconocer si la oficina:
Conoce y aplica lineamientos de gestión documental.
Produce documentos con datos mínimos y mecanismos de validación.
Radica comunicaciones que generan trámite.
Organiza sus documentos físicos con base en el CCD.
Controla sus documentos electrónicos en repositorios o sistemas institucionales.
Prepara adecuadamente sus transferencias documentales.
Reconoce que no puede eliminar documentos por iniciativa propia.
Aplica buenas prácticas de conservación y preservación.
Comprende la relación entre TRD, permanencia, transferencia y disposición final.
Y, sobre todo, podrás identificar qué necesita mejorar cada oficina.
No es solo una lista de chequeo
Esta herramienta no se limita a marcar “cumple” o “no cumple”.
También incorpora hallazgos, riesgos y acciones recomendadas.
Eso te permite pasar de una simple revisión a una lectura más útil para la toma de decisiones.
Porque cuando una oficina no cumple un criterio, no basta con saber que no cumple.
Necesitas saber qué riesgo genera, qué significa para la gestión documental y qué acción puede orientar el área de archivo.
Ahí es donde esta herramienta cobra valor.
¿Para quién es?
Este recurso es para ti si trabajas en gestión documental o archivo en una entidad pública y necesitas una herramienta práctica para revisar oficinas productoras.
También es útil si acompañas entidades públicas como consultor o asesor en gestión documental.
Y puede servirte si quieres dejar de intervenir desde la percepción general y empezar a trabajar con una base más clara, organizada y verificable.
Una herramienta para diagnosticar mejor y acompañar mejor
La gestión documental se fortalece cuando las oficinas entienden su responsabilidad y cuando el o la archivista tienen herramientas para orientar ese proceso.
Este diagnóstico te ayuda justamente a eso.
A mirar mejor la realidad documental de cada oficina.
A identificar hallazgos con más claridad.
A reconocer riesgos.
Y a convertir los resultados en planes de mejora más aterrizados.
No se trata de llenar un «archivo» más.
Se trata de contar con una herramienta que te ayude a intervenir mejor la gestión documental donde realmente ocurre: en las oficinas productoras.
Accede a la herramienta
Adquiere el diagnóstico de condiciones básicas de gestión documental por oficina para entidades públicas y empieza a revisar, validar y orientar mejoras archivísticas en las oficinas con una herramienta pensada para el trabajo real del archivista.
Puedes ver este webinar en el que hicimos la presentación de la herramienta.
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