Entre tantas actividades archivísticas que debe realizar un archivista, también está el coordinar un área de gestión documental.
- La dependencia de Archivo.
- El área de Administración Documental.
- El Centro Administrativo de Documentos.
O la denominación que tenga en tu entidad según las funciones que se desarrollen.
Y ello significa que el Archivista debe estar en la capacidad de garantizar la aplicación de los procesos técnicos de la archivística y la gestión documental.
Pero además estar en la capacidad de garantizar el uso adecuado de los recursos que están bajo su responsabilidad.
Porque ser el responsable del área encargada de la administración documental en una entidad, no conlleva a solamente estar realizando organización documental o a estar radicando documentos o aplicar instrumentos archivísticos.
Conlleva además, administrar recursos, participar en la gestión institucional, cumplir con objetivos, liderar personas, en fin, coordinar.
No es un secreto que todos los Archivistas por el hecho de ser Archivistas (incluso de nivel profesional) no están listos para asumir la responsabilidad que conlleva coordinar un área de gestión documental.
Pero tampoco es un secreto que hacerlo (bien hecho) no es imposible, se requiere la preparación correcta, las habilidades correctas y un nivel de madurez como archivista para llevar las riendas de un área de gestión documental que reluzca por el aporte que brinda a la entidad.
En esta ocasión, invité a Nelly Panesso, ella es profesional en Archivística y Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos, quién te ayudará con increíbles consejos para coordinar un área de gestión documental.
En este episodio hablamos sobre:
- A qué se refiere la figura de coordinador de un área y las funciones que tiene.
- Si el concepto de coordinación de un área de gestión documental solo se da en entidades grandes.
- Si hay alguna diferencia en coordinar un Archivo a un Centro de Administración Documental o a un área de gestión documental.
- Las características que debe tener un Archivista para coordinar un área de gestión documental.
- Los mayores obstáculos a los que se enfrenta un Archivista para coordinar un área de gestión documental.
- Los objetivos principales que se debe buscar al coordinar un área de gestión documental.
- Sus 8 increíbles consejos para coordinar un área de gestión documental.
- Los retos que ha traído la pandemia para la coordinación de un área de gestión documental.
La frase que más me gustó:
(…) nuestra razón de ser es garantizar el acceso oportuno a la información; y nos perdemos entonces en el miedo por cumplir con todo lo que nos están pidiendo hacer desde la norma (instrumentos archivísticos, diseño de procesos técnicos) así sacrifiquemos ese objetivo principal, no estoy diciendo que no sea pertinente, ni importante ni prioritario cumplir con la norma, sí, pero aveces nos volvemos solamente en cumplidores de la norma y perdemos de vista cual es el objetivo principal que existamos nosotros como profesionales y que existan los archivos (con «A» mayúscula y con «a» minúscula).
Nelly Panesso
Los libros que recomienda leer:
- El principito. – Antonie de Saint – Exupery
- Revista académica Universidad de Antioquia.
- Archivaria. Revista canadiense sobre Archivos.
Sus redes sociales:
- Su twitter: @npanesso1
- Su Linkedin: Nelly Panesso
- Su correo electrónico: nelly.panesso@udea.edu.co
Ahora cuéntame, ¿qué reflexión te deja este episodio?
¿Qué otros consejos útiles podrías tu recomendar a la comunidad de nosonpapeles.com para coordinar un área de gestión documental?
¿Qué retos te ha traído la pandemia para coordinar un área de gestión documental?
Sería genial que dejarás tu comentario.
Como siempre, te pido el favor que compartas esta entrevista con otros con los que tu consideres que este tema aportará valor en sus vidas personales y profesionales.
Solo tienes que dar clic en cualquiera de los botones de aquí abajo.
acabo de escuchar la interesante entrevista y los aportes que nos dio la compañera. como siempre hago mi aporte desde mi larga experiencia. primero requisitos para ser un coordinador del área de gestión documental aclarando que dependiendo de la empresa o entidad muchas veces el cargo que le dan no es el real porque muchas veces el que es auxiliar de archivo o coordinador resulta haciendo las funciones del jefe de gestión documental. primera condición tener calidad humana, segundo ,ser como mínimo técnico en gestión documental o archivista, tercero tener una buena experiencia laboral mente , experiencia en manejo de personal en caso de que tenga a su cargo , conocimiento de las normas archivista , ser una persona proactiva , recursiva ,tener ética profesional.
segundo las funciones son diferentes en una entidad publica a una entidad o empresa privada en mi caso yo estado en la dos. en las publicas casi siempre eres un coordinador del área donde te asignan un personal de diferentes profesiones pero sin experiencia en archivo tienes un jefe o una persona que esta verificando que si se estén cumpliendo los adjetivos en este momento se me escapa el nombre . para las empresas privadas es diferente en la mayoría de los casos estas empresas no cuentan con un profesional en archivo es por esto que acuden a la contratación de un profesión en el área. ahora voy a mi caso personal estoy en una empresa donde nadie es profesional en archivo nadie sabe del manejo archivistico como pueden ver primero a nivel personal un reto a nivel profesional una gran oportunidad de aplicar todo mi potencial . soy coordinador del área de gestión documental , pero para llegar a esta área he pasado por varios pasos o procesos en donde hago anotación a los diferentes barreras que se me han presentado primero el desconocimiento del manejo documental de los empleados internos de la empresa , segundo el rechazo al cambio en cuanto al manejo de los documentos de sus archivos de gestión los cuales han llevado de una forma personalizada por años, tercero el saber llegar a la gerencia con un plan de trabajo en donde se muestre las ventajas , las ganancias el tiempo requerido el costo que conlleva el proyecto. en mi caso la gerencia tiene un sistema de reuniones permanentes con las diferentes áreas de para mirar los logros como van lo planeado etc. en donde esto hace que se corrijan y se mejoren las tareas ya programadas. ser conocedores de la norma pero también ser flexibles mirar solo la normativa que cobije a tu empresa según la razón social de la misma , pero si recargo muchísimo en tener ética profesional lo digo porque en mi larga experiencia me he encontrado con empresas donde te reúnen y te dicen que necesitan que les organice su documentación pero a corto plazo y con poco presupuesto y como archivistas o profesiones que somos sabemos que podíamos hacer algunas jugadas para que esto pase y solo nos ganáramos un dinero pero si somos éticos y respectamos nuestra profesión nunca nos vamos a prestar a esto y lo digo porque a mi ya me ha pasado y es donde salgo a resaltar mi ética profesional es ahí donde entramos a explicar de una forma muy elemental porque no se debe hacer y que es lo correcto que se debe hacer ahí es donde formulamos nuestro proyecto para llegar al propósito de la empresa. fundamental tener normas técnicas . enseñar a como se encarpeta , como marcarlas , como rotular las cajas de archivo etc. ser el que diga que cajas de archivo se necesitan explicando porque , el que pide los ganchos legador no metálicos pero si plásticos y explicar porque y así vamos mostrando la importancia de nuestro cargo dentro de la empresa y lo mas importante mostrar la importancia de que toda empresa debe tener un área de gestión documental para que la empresa marche y funcione correctamente. como siempre estaré siempre atento a que entre todos nos colaboremos y resolvamos todas nuestras dudas porque como administradores documentales no nos la sabemos todas
Gracias José Fernando, muy pertinente tu apreciación. Gracias por compartir
Jose Fernando, tu experiencia es muy valiosa, tu comentario deja importantes puntos claves sobre la coordinación de un área de gestión documental a tener en cuenta.
Muy buenos tus consejos! Podrás darnos más detalle de esta función en el ámbito estatal! Muchas gracias
Muy interesante, son temas recurrentes en las organizaciones, hay que innovar con las herramientas que están disponibles e insistir en mostrar las múltiples funciones que desarrolla el área y meterse en el rol del saber, poco a poco contagiar a quienes están dispuestos a crecer. el objetivo es empoderarnos, aprender a hablar y visibilizar lo que hacemos a diario.
Mariela, así es. Hay que meterse en el rol de coordinador, de quien lleva la gestión documental más allá de lo que esperan.
Muchas gracias por tu comentario.
Excelente retroalimentación, consejos muy sabios que debemos tener en cuenta en este proceso tan importante para las entidades tanto públicas como privadas.
Muchas gracias, DIOS les bendiga.
Ivone, Nelly es una Archivista con muchísima experiencia y con el don de compartir su conocimiento. Lo que ha hecho en el episodio es ayudarnos con sus consejos.
Gracias por tu comentario. Un abrazo.
Edin, que buena la entrevista con Nelly, se nota su experiencia, su profesionalismo y sobre todo el gran conocimiento que tiene sobre nuestra labor, nos brinda herramientas muy claras y muy reales de lo que vivimos los archivistas en nuestra labor.
Todo lo que nos comparte es muy valioso, resalto algo que nos compartió y es el de «ser muy humano sin perder la autoridad que se debe manejar al ser el responsable de un área», el conocer las personas que nos colaboran nos ayuda a tener una claridad de cuales pueden ser las causas por las que pudiera caer en errores constantes y nos brinda un mejor panorama al momento de tomar acciones preventivas o correctivas con el fin del mejoramiento continuo.
Gracias por compartir sus conocimientos y brindarnos herramientas para hacer mejor nuestro labor.
Super bien, me encanto personalmente todos estos consejos, me ayuda muchisimo en las actividades dia a dia, felicitaciones a los dos y gracias por ayudarnos y darnos las recomendaciones generales para hacer bien nuestros trabajos archivisticos.
Edin, gracias por el espacio y los temas que nos presentas. Nelly, gracias por tus consejos, lo abordado no es nada fuera de la realidad. Como profesionales, técnicos o tecnólogos debemos seguir aprendiendo y formándonos como nos recomiendas y el querer lo que hacemos es lo importante.
¡Saludos!
Buenas tardes Edin excelente exposición y super cierto no somos indispensables pero si hacemos un buen trabajo y demostramos que lo aprendido se pone en practica y el usuario y colaboradores ven la eficiencia de nuestro profesionalismo en la Archivistica. Ademas acordarnos siempre todos los Archivos no son iguales, según sus necesidades implementamos las herramientas que se necesite. Los Felicito ya que su aporte es un valor agregado para todos los que investigamos,aportamos e implementamos en nuestros trabajos.
Muy significativa para poner en practica ..saludos Edin…y gracias a Nelly..
Buenos días, acabo de escuchar la entrevista, y me parece una excelente oportunidad para aplicarla, que interesante cuando tenemos pasión por lo que hacemos. muchas gracias .Felicidades por los episodios, todos son interesantes. gracias Edin.
Estamos en la era de la transformación digital y eso conlleva a una comunicación más fluida con las áreas productoras, con los clientes internos y externos y con toda persona que quiera tener información efectiva con los recursos que maneje una organización.
Habló así, porque en este siglo XI manejamos muchísima información que ya no se puede almacenar en una área de archivo que queda corto y esto requiere de las TIC´s.
Es por esto que todo coordinador debe tener en cuenta estos medios de comunicación y la prudente efectividad en las transferencias e implementaciones archivísticos.
Las entidades deben tener en cuenta esto (empresas grandes), pues no se podrán mantener con un solo coordinador, pues no se puede recargar todo el trabajo en un solo gestor: debería existir muchas manos más para no «estancarse» en un mar de hojas.
Deberíamos también ser más claros en lo que ejecutamos y no ser tan «técnicos» pues no nos entenderán y podríamos tener vínculos asertivos con las áreas de una empresa.
El error más grande en un área de archivo es la falta de comunicación con todos. Estamos a tiempo de ser no uno si no un equipo conformado y cimentado en el valor como área esencial no de una empresa, sino que también de todas las áreas de la economía, la cultura, la historia y las ciencias de la información; debemos ser visibles y no invisibles ante las personas: podemos ser científicos y operadores del cambio.