En la entidad que trabajas, en la que trabaja tu amigo, en la que trabajan tus compañeros de la carrera; sí, en ellas, allá se generan expedientes contractuales.
Y es que estos documentos no son exclusivos de un sector o de un tipo de entidad.
No.
Todo lo contrario, son comunes a todas las entidades. Sean públicas o privadas. Sean grandes o pequeñas, sean con o sin ánimo de lucro.
Porque todas, como parte del desarrollo de su negocio o razón de ser, requieren establecer compromisos con otros a cambio de obtener o dar un beneficio.
Y aquí están, los expedientes contractuales, generándose en soportes físicos o medios electrónicos, los cuales requieren una mano por parte del archivista.
Porque es una agrupación documental con valores administrativos, pero en especial con valores legales y jurídicos, por tanto es indispensable la participación del archivista desde su planeación y no solo en su custodia.
Porque una cosa es guardar y otra archivar los expedientes contractuales.
Porque una cosa es custodiar y otra es administrar los expedientes contractuales.
Tú como archivista no solo deberías pensar en la custodia de los expedientes contractuales.
Ir más allá, esa debería ser tu consigna.
Administrar los expedientes contractuales una forma de hacer más visible tu labor como archivista.
En este episodio, el invitado para hablar sobre el tema es Iván Higuita, un Archivista amigo quien basado en su experiencia nos da consejos archivísticos para la administración de los expedientes contractuales.
En este episodio hablamos sobre:
- Qué es un contrato estatal
- Qué normas son la base para los expedientes contractuales.
- Los 3 errores más comunes que él ha visto en cuanto a la administración de los expedientes contractuales.
- Si debería ser muy diferente la administración archivística de los expedientes contractuales en el sector público del sector privado.
- Cómo se debería organizar un expediente contractual.
- Qué recomienda tener en cuenta a la hora de hacer valoración documental de los expedientes contractuales.
- Sus 8 consejos para la administración de los expedientes contractuales.
- Si la serie documentales de contratos tiene algún vinculo archivístico con otras series.
La frase que más me gustó:
Yo digo que los documentos educan porque ellos hablan, y la práctica archivística de alguna manera lo que hace es documentar no solo procesos sino las personas, las buenas y las malas prácticas, y las prácticas por mejorar…
Iván Higuita
Los libros que recomienda leer:
- Contratación estatal. Teoría general y especial. – Jairo Ramos Acevedo, Amparo Ramos Acevedo.
Como contactar a Iván:
- Su correo electrónico: ivandhs.docente@gmail.com
Espero que esta entrevista te sea de mucha ayuda y utilidad para tu labor archivística en la entidad que estás.
¿Qué opinión tienes al respecto?
¿Que otros consejos darías tu para la administración de los expedientes contractuales?
¿O cuál ha sido tu duda más repetitiva con los expedientes contractuales?
Me encantará leerte en los comentarios que están más abajo.
Como siempre, te pido el favor que compartas esta entrevista con otros con los que tu consideres que este tema aportará valor en sus vidas personales y profesionales.
Solo tienes que dar clic en cualquiera de los botones de aquí abajo.
Buenos días edin, excelente y oportuno estos 8 consejos para conocer y profundizar sobre como llevar los expedientes de la serie contratación, es importante la necesidad de llevar la hoja de control, e iniciar su foliacion para llevar un mejor control del mismo, ya que es una serie voluminosa… gracias a Ivan, por tus aportes
Excelente estos pasos para todo lo que tiene que ver con la contratación. Estos expedientes los he manejado siempre cronologicamente. Donde se dan todos los eventos contractuales. Desde la disponibilidad presupuestal hasta el acta de liquidación de este. Gracias por todas estas capacitaciones Edin por todos los soportes y de tu gran apoyo un abrazo
Buenas noches Edin. Agradecerte por la información brindada en esta entrevista muy oportuna e ilustrativa. Despeje dudas y me motiva a seguir estudiando la normatividad citada. Mirando el tema del vínculo archivistico esta serie se relaciona con egresós de tesoreria. Muchas gracias por el aporte permanente a la gestión dlcumental