El valor probatorio de los documentos electrónicos no se da por sentado porque simplemente se decidió que «x» o «y» documento se creará en medios electrónicos.
Ojo, «no todo lo que brilla es oro».
No te confíes que cualquier herramienta tecnológica puede garantizar el valor probatorio de los documentos electrónicos.
Cómo ya lo sabes, los documentos de archivo se crean para:
- Tener el registro de una información.
- Soportar el desarrollo de las actividades de la entidad.
- Servir de fuentes de comunicación.
- Registrar el conocimiento.
- Constituir la memoria de la entidad.
- Contar con pruebas fidedignas para cuando estas se lleguen a necesitar.
- Entre otros.
Me quedo con: «Contar con pruebas fidedignas…»
Piénsalo:
Pruebas fidedignas…
Pru-e-bas fi-de-dig-nas…
Otra vez… «No todo lo que brilla es oro».
A medida que garantizamos a los documentos electrónicos de archivo:
- Autenticidad.
- Fiabilidad
- Integridad
- Y disponibilidad.
Mayor fuerza probatoria tendrá estos.
En este episodio, invité al Doctor Nelson Pulido, abogado y profesional en Sistemas de información, archivística y bibliotecología, y doctor en Información y documentación de la Universidad de Salamanca, España.
El Dr. Nelson, te entregará en la entrevista, datos valiosísimos para entender el valor probatorio de los documentos electrónicos de archivo.
En este episodio hablamos sobre:
- Qué es un documento electrónico.
- Que es la prueba o el valor probatorio.
- A qué se refiere el concepto de documento electrónico como medio de prueba.
- Cómo ha sido la evolución del documento electrónico como medio de prueba.
- De qué depende el valor probatorio de los documentos electrónicos.
- Datos valiosos para sobre el valor probatorio de los documentos electrónicos.
- Malas prácticas comunes que afectan el valor probatorio de los documentos electrónicos.
La frase que más me gustó:
(…) entonces esa evolución necesariamente fue la que acogió la ley 527 de 1999, porque con ella desarrollamos un marco jurídico para el documento electrónico y convertimos aquellos elementos o aquellos equivalentes funcionales que hablábamos hace un rato, en elementos que podían o deben estar incluidos en los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos, para homologar esos elementos análogos a elementos digitales, de manera que los documentos que hoy se tramitan en lo digital, contengan estos elementos que permitan probar estos actos o eventos o hechos jurídicos, porque si no existen, si no los tienen, pues de nada sirve que digitalicen, o de nada sirve que tengan una herramienta de gestión, o de nada sirve que tengan documentos digitales, porque si no tienen los elementos probatorios, pues son simplemente un remedo de archivo, más no son un archivo. Cuando nosotros hablamos de un archivo, y de documentos de archivo, estamos hablando de documentos que tienen valía para probar un hecho, un acto, o evento jurídico, si no tienen esos elementos para probar, de nada sirve que los guarden, en absoluto…
Dr. Nelson Javier Pulido Daza
Los libros que recomienda leer:
Es el autor de estos libros:
- Gestión Documental Electrónica. Retos y Perspectivas. – Nelson Javier Pulido Daza, Johann Pirela Morillo.
- El correo electrónico como instrumento procesal. – Mariluz Pulido Daza, Nelson Javier Pulido Daza, Johann Pirela Morillo.
- TIC e Innovación social para el desarrollo del pensamiento interdisciplinar – Nelson Javier Pulido Daza.
- La Gestión De Documentos: Modelos Y Características. – Nelson Javier Pulido Daza.
- Investigación formativa en los estudios de información documental. – Nelson Javier Pulido Daza, Johann Pirela Morillo.
- Didáctica de la Bibliotecología: aproximaciones e instituciones. (descarga gratuita) – Nelson Javier Pulido Daza, Jaime Ríos Ortega.
- Derecho A La Información: Elementos Para Su Comprensión Desde La Archivística. – Nelson Javier Pulido Daza.
- Seguridad y ciberseguridad – Realidad jurídica y práctica del documento electrónico. – Nelson Javier Pulido Daza.
- Guía De Descripción Y Valoración De Documentos Audiovisuales. (descarga gratuita) – Coautor Nelson Javier Pulido Daza.
- Elementos de instituciones y Documentos. – Nelson Javier Pulido.
- Evaluación curricular de postgrados en ciencias de la información. – Nelson Javier Pulido Daza.
- Su CvLAC.
Su contacto:
- Su correo electrónico: njpulido@unisalle.edu.co
Y ahora es tu turno.
¿Qué piensas de los datos compartidos por el Dr. Nelson Pulido en la entrevista sobre el valor probatorio de los documentos electrónicos?
¿Qué buenas o malas experiencias has tenido al respecto del valor probatorio de los documentos electrónicos y te permitieron crecer como profesional?
Anímate, toma acción, y participa en los comentarios.
Y te pido el favor que compartas este episodio con otros con los que tu consideres que este tema les aportará valor.
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Cordial saludo, Edin:
¡Interesante podcast! y muy apropiado para la situación actual, cuando se ha incrementado la producción de documentos en el entorno digital. Es importante conocer la definición de documento en el campo jurídico como medio probatorio y empecemos a ver los documentos desde ese concepto . Muy útil dar cuenta de las errores que se presentan a menudo con los documentos electrónicos cuando, por ejemplo, se confunde escanear con digitalizar que son acciones completamente distintas. Finalmente, tener muy claro que un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, como bien lo menciona el profesor Nelson, debe estructurarse, parametrizarse y adecuarse a las necesidades de la organización con el valor agregado de que si o si, los documentos que se generen desde allí, adquieran la característica de ser medio probatorio.
Excelente Edin, muy interesante y oportuno, despeje muchas dudas; porque este tema no es que sea muy claro, entre los colegas archivistas y mucho menos para los responsables del área de archivos institucionales…gracias un abrazo desde la Guajira…
Edin me quito el sombrero sobre la cantidad de información que manejas en temas documentales y la que existe en el mercado donde podemos acceder ya sea virtual o físico referente a los documentos.
definitivamente el discurso de los archivos electrónico y otros temas es lo que debemos estar ya preparados, sino lo asimilamos vamos a regresar a la época de los trogloditas
Cordial saludo para: Edin y Nelson Pulido.
Excelente y muy bueno ¡podcast!
Especial y muy actual para la situación que se esta presentando en el Pais para la información en formato electrónico y de como se consideran documentos electrónicos probatorios.
Una entrevista con mucha información. Muchas Gracias.
Muchas gracias y excelente entrevista felicitaciones.