No es un secreto la cada vez mayor desmaterialización de los documentos.
Tampoco descubro que el agua moja, si te digo que los documentos en su mayoría se producen para que sirvan como medios de prueba.
Y como medios prueba ¿ante quién o ante qué?
Ante aquel o aquello que requiera demostrarse la veracidad de un hecho.
La costumbre ha sido presentar los documentos físicos como pruebas, como soportes que requieran demostrar la autenticidad de un hecho.
No puedes negar que nuestra (para los archivistas) zona de confort ha estado en preparar documentos con valor probatorio en soportes físicos.
Para muchos (no para todos), se torna complejo y desconocido cuando se está ante la desmaterialización de los documentos.
Y el análisis de los documentos desmaterializados que requieren valor probatorio, termina siendo parte de la improvisación, en especial, porque el ambiente cambia.
Pero cambia en el sentido que el ambiente a través del cual se produce y gestiona el documento desmaterializado, requiere de mecanismos que se adapten al nuevo contexto del documento.
No es tan sencillo como decir:
«Hagámoslo en Word, le ponemos la firma escaneada y listo»
«Escaneemos todos los documentos, y botemos los que están en papel».
Y seguro frases similares has escuchado.
La desmaterialización de los documentos no es para tomar a la ligera.
No es simplemente de la noche a la mañana decidir escanear documentos.
No es solo de un momento para otro, decidir producir en medios electrónicos.
Es necesario analizar, identificar los requisitos, los objetivos, y el contexto administrativo, legal y técnico de los documentos para no caer después en líos jurídicos debido a malas prácticas desde la planeación y producción de estos.
El objetivo de este episodio es darte orientaciones al respecto de que tener en cuenta en la desmaterialización de los documentos para minimizar líos jurídicos en los que una entidad puede caer.
Y para esto invité a Daniel Peña Valenzuela, abogado de la Universidad del Externado, quién es Magíster en Propiedad Industrial, acuerdos industriales y derechos de las nuevas tecnologías.
Un dato muy interesante, entre sus muchas publicaciones, el abogado Daniel Peña, publicó el libro: «De la firma manuscrita a las firmas electrónica y digital».
En este episodio hablamos sobre:
- La importancia que ha tenido el soporte papel en la historia.
- En que consiste la inmaterialización y desmaterialización documental.
- Qué propició la desmaterialización documental.
- Los retos que ha traído la desmaterialización documental desde el punto de vista jurídico.
- Los documentos más comunes que se han desmaterializado.
- Cómo recomienda él, desde su experiencia, evitar líos jurídicos cuando se está desmaterializando documentos.
- El rol que cumplen en hoy día los archivistas ante la desmaterialización documental.
La frase que más me gustó:
(…) El Archivista es el custodio y guardián de la información, así ha sido desde tiempos inmemoriales, entonces, nadie más que los Archivistas deben hoy en día ser conscientes de la necesidad de entender el proceso de desmtaterialización o inmaterialización, de intervenir en su práctica, e incluso de ver como su rol, su función y su experiencia debe reflejarse en textos jurídicos, (…), necesitamos que toda esa experiencia, ese bagaje, esos estudios en los distintos temas del documentos electrónico, sean y hagan parte de la discusión que termine siendo plasmada entre otra, en las leyes. El futuro de las leyes que tengan que ver con los documentos electrónicos no puede ser solamente un camino hecho por juristas, sino que tiene que ser de manera interdisciplinaria.
Abogado Daniel Peña Valenzuela
Los libros que recomienda leer:
- Recomienda leer sobre Blockchain e Inteligencia artificial.
- Arquitectos de Inteligencia. – Martin Ford
Es el autor de estos libros:
- De la firma manuscrita a la firma electrónica y digital.
- El contrato de diseño, desarrollo y Hosting.
- Aspectos legales de la computación en la nube.
- Software Libre y Software Propietario: Impacto jurídico, económico cultural en Colombia.
- Responsabilidad de los proveedores del servicio de Internet en relación con la propiedad intelectual.
- Responsabilidad civil en la era digital.
Su contacto:
Twitter: Firma Electrónica.
Y una vez has escuchado el episodio, será tu turno.
¿Qué opinión te deja ese episodio en donde está involucrado la desmaterialización de los documentos?
¿Tienes alguna experiencia por contar con respecto a dificultades que tu entidad ha tenido debido a la desmaterialización de los documentos?
O tal vez ¿puedes contarnos que buenas prácticas recomiendas desde tu experiencia que ayuden a minimizar líos jurídicos por documentos que han sido desmaterializados?
Anímate, toma acción, y participa en los comentarios.
Y te pido el favor que compartas este episodio con otros con los que tu consideres que este tema les aportará valor.
Solo tienes que dar clic en cualquiera de los botones de aquí abajo.
Excelente la orientación del Profesor Daniel Peña, nos invita a trabajar unidos para formar la cultura archivística ea través del medio electrónico.
Hola Lucy,
Sí, el mensaje del Abogado Daniel Peña, nos alienta a seguir desarrollando la profesión tomando conciencia del rol tan importante que nosotros (archivistas) cumplimos en la era digital, pero siempre y cuando nosotros nos veamos y lo asumamos así.
Muchas gracias por tu comentario.
HOLA muchas gracias aprender como archivistas voy a leer el libro
mil felicitaciones al Dr. Peña, yo pense que era el unico que le interesa a que esta sociedad aprenda de la transparencia, y la eficiencia en el archivo, hoy en dia hay muchas dificultades con respecto al tema, espero que siga desarrollando su asesoria y para mi espero algun dia conocerlo y lo mismo a usted Edin. Mil bendiciones y hagamos un mundo de personas inteligentes y que no nos dejemos engañar.
Hola
Me esta pasando casualmente en una empres donde estoy realizando Consultaría ellos solicitan que les realice una proyecto de digitalización a corto plazo .
Me da mucha tristeza como Instituciones en Panamá no reconocen la importancia de los archivos .
Valiosa entrevista