«¿Cuánto cobrar por este proyecto?» Una de las preguntas que más dudas genera y para lo que se requiere costear un proyecto archivístico lo mejor posible.
Nuestra profesión tiene esta bondad, permitirte desarrollar proyectos a diferentes empresas como un consultor.
O también desarrollar proyectos archivísticos al interior de tu entidad como parte de tus funciones.
Y para ambos casos, saber costear un proyecto archivístico es fundamental.
Por dos razones:
- Se identifican y definen los gastos en los que se incurrirán cómo parte de la ejecución del proyecto para poderlos controlar.
- Se pueden diseñar estrategias que ayuden a minimizar los costos o sacarles una mejor utilidad.
Si eres consultor o tienes pensado a mediano plazo convertirte en uno para ofrecer tus servicios, costear un proyecto archivístico de manera planeada, con un método y con control, te permitirá incluso crear una ventaja competitiva en el mercado.
Además, que también se puede convertir para ti en una estrategia para destacar en tu entidad.
El cálculo de los costos de un proyecto archivístico son indispensables para su gestión, puesto que al no hacerlo bien o tomarlo a la ligera, podría crear como resultado que al final, o los ingresos no cubren los gastos, o que la rentabilidad no sea la esperada.
Es tan trascendental los costes de un proyecto, que en diferentes metodologías de gestión de proyectos, la gestión de costes es considerado como un proceso.
Para darte una orientación con este tema, he invitado al podcast a Didier Hurtado, quien es profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística, con una trayectoria amplia relacionada con la gestión de proyectos y sus costeos.
En este episodio hablamos sobre:
- Qué es el costeo de un proyecto.
- Qué conocimientos y/o competencias debe un Archivista desarrollar para realizar costeos de proyectos archivísticos.
- Si el costeo de los proyectos solo aplica para un Archivista que se dedica a la gestión de proyectos.
- Los 3 motivos por los cuales puede quedar mal costeado un proyecto archivístico.
- Qué debe tener muy claro el Archivista antes de iniciar a costear un proyecto.
- Algunas técnicas que recomienda para costear un proyecto.
- Los elementos mínimos que se deben tener en cuenta para costear un proyecto archivístico.
- Su paso a paso para costear un proyecto archivístico.
- Las herramientas tecnológicas que recomienda para costear un proyecto archivístico.
La frase que más me gustó:
El tema de costear un proyecto no solo aplica para los que están ofreciendo servicios, aplica para el que está internamente (como colaborador de una entidad), (…) costear un proyecto no solo es determinar su valor financiero, eso también puede ser una parte, pero también tienes que saber operativamente cuantos esfuerzos te va a demandar.
Didier Hurtado, Archivista
Los libros que recomienda leer:
- PMBOOK 6ta edición. – Project Management Institute
Las redes sociales de Didier:
- Su twitter: @Didier_Hurtado
- Su Linkedin: Didier Mauricio Hurtado Collazos
- Su correo electrónico: didierhurtado@gmail.com
Déjame tu comentario sobre el tema en la entrevista.
¿Qué dudas te quedaron?
O también ¿qué aportes puedes hacer?
¿Qué buenas prácticas implementas tú para costear proyectos archivísticos?
No lo dudes, déjame tu comentario.
Como siempre te pido el favor de compartir este episodio con otros colegas a los que tu consideres le puede ser útil esta entrevista.
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Edin, excelente entrevista, me gusto mucho… He tenido la fortuna de presentar diferentes proyectos de Gestión Documental en la empresa para la que trabajo y todos estos tips son muy importantes tenerlos en cuenta, no podemos obviar nada, no podemos prometer nada sin antes haber realizado una correcta revisión de todas las actividades, tiempos, insumos entre otros.
Importante Edwin, es un tema que todo consultor, contratista y contratante incluso, debe conocer para darle un valor justo al servicio y producto
Mi gratitud cada dia contigo, es una entrevista; nutrida y con un contenido claro de gran ayuda para impulsar el desarrollo de estos proyectos que algunos han caido en el fracaso como muchos que conozco.
El éxito de un proyecto se basa en no pensar que será la solución definitiva a un manejo específico en la Gestión Documental de una entidad: es de innovar y actualizar constantemente el sistema y manejo del proyecto.
Darle un valor agregado a nuestros proyectos nos ayuda a que no solo está ahí para facilitar la buena gestión y organización de la información: está para darle confiabilidad en el manejo del servicio. Pero no deberíamos quedarnos con un solo proyecto en la organización archivística.
Todo depende de nosotros como gestores de cambio y de renovación, aunque eso requiere que no fracasemos en el intento, pues muchas veces rechazan un proyecto por falta de contenido y por falta de implementación.
Cuando se tiene un éxito duradero es cuando uno se cerciora desde el principio que todo será claro, efectivo, y de sostenimiento rentable para uno y para la empresa.
Muchas gracias Edin por brindar este tipo de espacios con temas tan interesantes y con profesionales de este nivel que gentilmente aportan sus lecciones aprendidas, buenas prácticas y conocimientos técnicos de nuestro quehacer. Muy buen podcast. Un abrazo.
Excelente, maravillosa entrevista, es un tema que siempre me ha interesado y nunca había tenido algo tan claro como lo que nos explica Didier sobre todas las características y adjuntos que se necesitan para presentar un proyecto y todo lo que conlleva.
Excelente. Una gran ayuda. Gracias por compartir conocimientos.
Precisamente en este momento estoy en el dilema de como hacer el presupuesto. No soy muy experta.. pero lo lograré.
Gracias edin, este tema me ayudara mucho… he venido ofreciendo mis servicios, sobre los costes en proyectos archivísticos en algunas alcaldia, y se me hace un poco complicado en el momento de establecer los costes de los instrumento archivistico, y ademas, he sobrepasado el tiempo establecido en el contrato, acarreando gastos y tiempo como contratista…
Excelente intervención, yo lo complementaria concluyendo que entre el conocimiento técnico, el alcance y el tiempo disponible para hacer la tarea está la clave el éxito.