Las fotografías y los documentos fotográficos de archivo.
En este episodio nos enfocamos en el segundo concepto.
Sucede muy a menudo (desde lo que he percibido y otros colegas también) que los documentos fotográficos de archivo de una entidad pública o privada no están en el radar de su sistema o prácticas de gestión documental.
¿Y quién lidera la gestión documental?
Ya sabes la respuesta.
Pues tú.
El Archivista.
¿Por qué será que lo anterior sucede en las entidades?
No es la única razón, pero si pienso que es de las más comunes.
Porque en nuestra mente solo tenemos el documento que se presenta en soporte papel y es de tipo textual.
Incluso, es poco común que se diseñen políticas o lineamientos para la producción, gestión, organización, transferencia y disposición final de los documentos fotográficos.
Tanto es así, que también es común ver que los colaboradores de la entidad (de nuevo, pública o privada) producen o reciben fotografías de archivo y el Archivista ni se da por enterado de su existencia en todo el ciclo de vida de esas fotografías.
En caso que esto te suceda, este episodio del podcast te será de mucha ayuda.
O también si a ti no te pasa, ya que tu gestión documental sí incluye los documentos fotográficos de archivo, este podcast te podría dar nuevas ideas, estrategias y prácticas archivísticas.
Para cumplir con el objetivo del episodio, invité a Ana María Tangarife, quien se ha especializado desde su experiencia en el documento fotográfico de archivo.
En este episodio hablamos sobre:
- Qué son las fotografías y que son los documentos fotográficos de archivo.
- Cuál es el valor o el sentido de las fotografías para una entidad.
- Cómo ha sido la evolución que ha tenido los documentos fotográficos de archivo.
- Qué se debería tener en cuenta antes de empezar a organizar un conjunto de documentos fotográficos de archivo.
- Cuáles serían los pasos para organizar las fotografías de archivo (físicas y electrónicas) en un contexto institucional.
- Cuáles políticas o lineamientos debería un Archivista establecer en su entidad para garantizar una adecuada producción, organización y conservación de los documentos fotográficos de archivo.
- Las dos herramientas tecnológicas que recomienda Ana María para dar tratamiento en una entidad a los documentos fotográficos de archivo.
- Algunas recomendaciones para el responsable de la gestión documental de una entidad, para la conservación y preservación de los documentos fotográficos de archivo.
La frase que más me gustó:
(…) hay que hacer el esfuerzo por clasificar y describir las imágenes, porque solo tienen sentido en un Archivo, pues como todo documento, es cuando se organiza y se dispone, de otro modo es una «cosa» más perdida en el infinito mundo de los documentos.
Ana María Tangarife
Libros que recomienda leer:
- Manual de documentación fotográfica. – Felix del Valle Gastaminza.
- Sobre la fotografía. – Susan Sontag
La película documental que recomienda:
El medio de contacto de Ana María:
Su correo electrónico: ana.tangarife@udea.edu.co
Una vez hayas escuchado este episodio, te invito a dejar tu opinión en los comentarios de este artículo, me encantará leerte.
¿Tú le das tratamiento archivístico a los documentos fotográficos que tu entidad produce?
¿Cómo lo haces? ¿qué estrategias nos recomiendas?
O si aún no lo has hecho, ¿piensas hacerlo desde ahora?
¡Anímate! deja tu comentario, quierlo leerte.
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Buenas tardes,Edin una vez mas quiero darte los mas sinceros agradecimientos por esta oportunidad que usted nos brinda de aprender mas sobre la Gestión Documental y poder implementar estos conocimientos en la entidad donde laboramos ,todo estuvo muy bien explicado .
Mil gracias.
Buenas tardes, Edin:
Muy apropiado el tema tratado en el podcast y muy acertado. Pocos le dan la importancia que merece este tipo de archivos y a nivel de organización, todo está por hacer. Muy interesantes los aportes de Ana María. Se nota que tiene experiencia y comparte unas sugeriencias que deberiamos tener en cuenta. Me llamó la atención cuando habló de la importancia de describir las fotografías utilizando campos de la norma ISAD (G) y algunos software para realizar esta tarea. La verdad, lo desconocia. Buen aporte. Gracias
Cordial saludo
Tema muy bien explicado y fundamental para la gestión documental. Personalmente requería de este contenido para la labor con el fondo acumulado de mi entidad.
Tengo por conocimiento que una fotografía es una imagen que utiliza unos agentes químicos, que plasman una simultánea reproducción de colores que convierten de un espectro a un proceso magnético, dando por resultado una foto o una imagen y un documento fotográfico, a la reunión de varias evidencias que se clasifican según la categoría o agencias que almacenan las fotografías.
Su valor debería ser muy importante, porque acerca con más veracidad la información de un acontecimiento importante, pues como dice el dicho: “hasta no ver, no creer” y hay que darnos cuenta que hoy “vale más una imagen que mil palabras”. También da una referencia para comprender esos cambios espaciales que hay en una entidad, ya sean de memoria como registro de un momento para futuros estudios internos o externos.
Ha sido interesante la transformación de una imagen, pues el hombre por la necesidad de registrar algo, que para él es importante, ha inventado herramientas para comunicar hechos loables y certeros. Vivo ejemplo lo vemos con los pictogramas, que a grandes rasgos comunicaban su forma de vida y de trabajo en el planeta tierra; abren el paso a la innovación y a herramientas tan sofisticadas y efectivas como las cámaras fotográficas en sus diferentes gamas y formatos.
Pero este estilo de información se puede perder por el tiempo, el espacio, los materiales, el clima, la densidad, y otros factores que deterioran cada día más la foto, sin importar que agentes químicos utilice el hombre para darle una permanencia o vida a las imágenes. Es por esto que hoy existe la digitalización, que aporta a que un documento físico se escanee y transforme para luego ser visto en un computador o medio electrónico en el que muestre una copia de la imagen original de una fotografía.
En mi punto de vista de almacenar los documentos fotográficos de archivo, lo ideal es saber ¿para qué?, ¿cómo?, ¿a dónde? y ¿cuándo? el manejo de los registros fotográficos se van a disponer para su divulgación, ya que todo registro debe tener su autoría y diseño, pues son normas fundamentales de control y derechos que garantizan su legitimidad y originalidad. Otras herramientas fundamentales están en que formato se presentara las fotografías, como se conservaran, como será los adecuados permisos de préstamos y copias, que tipo de fotografías hay, estilos de software, los metadatos, microfilmaciones, etcétera.
En cuanto a cómo se debe dar los pasos para organizar los registros fotográficos, lo primero es clasificarlos según su importancia y según la dependencia o área que la genere. También hay que manejar como es la manera en que utilizara el documento (préstamo) y hacer un censo de cuantas veces se hace la petición de este, pues si algún documento es de mayor valor, su mantenimiento y control son más rigurosos, según las normas que maneje el establecimiento, entidad o empresa (accesos y permisos de los documentos – estrategia de difusión) y como se almacenaran estos registros fotográficos tanto en físico(cartón desacificado, papel filtro, fundas de plástico) como en digital (discos duros, base de datos en Excel, formatos jpg-png, asignaturas y consecutivos). Otro factor son sus condiciones ambientales y las estanterías.
Yo pienso que esos lineamientos o políticas para garantizar una adecuada producción, organización y conservación de los documentos fotográficos de archivo pueden ser:
• La aplicación de criterios de rentabilidad y eficacia que define los objetivos a conseguir.
• La identificación de los medios disponibles y la previsión de los resultados esperados.
• La evaluación del coste de la intervención que permita comprobar si los resultados obtenidos se ajustan a los objetivos marcados.
• Y la prevención y mantenimiento de los registros.
Bueno, con respecto a las herramientas tecnológicas para dar un tratamiento a documentos fotográficos de archivo, hay muchas aplicaciones, software, sistemas que dan eficiencia y eficacia a los procesos y registros; la verdad yo no soy conocedor de estas herramientas, pero me gustaría saber de ellas para poder ejercerlas en el ámbito persona, laboral y profesional.
Mi responsabilidad ahora es más amplia, pues el manejo de estas evidencias me transforma en un gestor de procesos con mayor capacidades, pues me permite maneja información no solo en materia de escritos, si no que también en estos formatos fotográficos.
Buena tarde Edin, excelentes aportes para nuestras labores como archivistas. Les comparto que actualmente en la empresa donde laboro estamos iniciando con la labor de describir las fotografías en positivo y en formato electrónico en un inventario documental, ha sido una labor compleja, hemos recurrido al personal que lleva mas años en la institución dado que encontramos edificaciones que ya no existen, personajes y actividades académicas y lúdicas en las que no conocemos el contexto e incluso las personas que aparecen. Sin embargo también ha sido una labor muy gratificante porque las personas que nos apoyan con descripción se emocionan y trasmiten esas emociones. Se ha pensado en que una vez estén organizadas realizar actividades de difusión.
Muchas gracias.
Hola Edin, como siempre excelente información y poniendo nuevamente el dedo en llaga, saltaron como sapos a lo largo de la entrevista lo que hemos perdido de vista, porque a pesar de tener prevista la descripción de la fotografía misma dentro del expediente no hemos generado las políticas necesarias para el control de las fotografías en las áreas que tengo identificadas dentro de la administración pública que su función sustantiva se centra en evidenciar el quehacer de las autoridades correspondientes a través de fotografías y que solo van guardando si bien nos va, como evento del día. Prácticamente como una agenda, debemos identificar esto como un foco rojo ya que la fecha como descripción no dará la Información suficiente para la identificación de esa fotografía.
Además el problema frecuente es la falta de presupuesto para garantizar el almacenamiento de dichas fotografías.
Estos son algunos de. Los problemas urgentes por resolver,
Quiero pedirte por favor si pudieras hacerme llegar los nombres de los software que mencionó en la entrevista, te lo agradeceré.
Ya te estaré compartiendo como quedaron dichas. Políticas.
Retomando un comentario que hizo Ana María «Toda fotografía tuvo una intención» y. Para los archivistas esa intención se traduce en información.
Hasta pronto.
Muchas gracias Edin por hacer posible este compartir de profesionales de la gestión documental y administración de archivos. Me pareció muy interesante y práctica la exposición de Ana María, mencionó varios temas que deben considerarse para una adecuada gestión de los documentos fotográficos de archivo. Como dice la expositora este tipo de documentos no son siempre considerados al momento de gestionar la documentación de archivo de una organización.
Un favor nada más no alcancé a escuchar muy bien la segunda herramienta tecnológica recomendada. La primera ICATOM la escuché perfectamente, no así la segunda. ¿Es posible una aclaración?.
Muchas gracias
Cordial saludo. La segunda herramienta referenciada es https://www.xnview.com/en/
FAVOR ESCRIBIR LOS NOMBRES DE LOS SOFTWARE QUE ANA MARIA MENCIONO. NO LOS ENCUENTRO EN LA RED. GRACIAS.