¿Cómo ayudar a la gestión documental?
¿Es que acaso la gestión documental necesita ayuda en esta pandemia?
Todo depende de cómo en tu entidad la esté pasando la gestión documental.
Además depende de que tan fácil ha sido para tu entidad adaptarse a las consecuencias que ha generado esta situación con respecto a la gestión administrativa y operativa.
También depende de tú como archivista cómo venías integrando en tus procesos de gestión documental técnicas, estrategias y herramientas digitales.
¿Sabías que una estrella muere cuando ya se ha consumido todo su combustible de hidrógeno?
Y por lógica razón deja de brillar.
Eso mismo podría estar sucediéndole hoy a la gestión documental de tu entidad.
Brillaba mientras estaba bajo la «normalidad administrativa» antes de la pandemia.
Y hoy en la «nueva normalidad administrativa» de la pandemia, con condiciones y situaciones desconocidas, no tiene el combustible para funcionar a toda marcha (como lo hacía antes) llegando hasta el punto de apagarse cómo una estrella en el sentido de no poder ayudar a la entidad a adaptarse o superar esta situación.
Y si bien las herramientas digitales no son la solución, sí son un gran aliado que pueden servir como un apoyo a la gestión documental en esta pandemia.
Así que en este episodio, el número 20, invité a mi amigo Yimi Acevedo, Archivística, Bibliotecólogo y Magister en Ciencias de la Información, quien nos habló de cómo las herramientas digitales pueden ayudar a la gestión documental en esta época de pandemia.
En este episodio hablamos sobre:
- Qué desafíos ha traído la pandemia a la gestión documental.
- Si hay entidades que no sintieron el golpe de la pandemia con respecto al desarrollo de sus funciones y actividades.
- Qué hacer para que las herramientas digitales se conviertan en un verdadero aliado para la gestión documental.
- Cómo se debería realizar la transición de la gestión documental análoga a la digital producto de esta pandemia.
- Si solo un software especializado en gestión documental es la única herramienta digital que podría ayudar a la gestión documental en esta pandemia.
- Cómo pueden ayudar las herramientas digitales a la ejecución de los procesos de la gestión documental en medio de la pandemia.
- Algunos errores o malas prácticas en los que se podría caer con el uso de herramientas digitales como apoyo a la gestión documental en esta pandemia.
- El papel que juegan los archivos en la época de pandemia.
La frase que más me gustó:
Las malas prácticas (con la implementación de herramientas digitales) es creer que esto me va a solucionar todo, creer que comprar un software o comprar una herramienta tecnológica me va a arreglar la vida, esto es una mala práctica en la que he visto caer a muchas empresas en el sentido que primero compran el software sin siquiera tener la persona líder o la persona que lidere el proceso o que lidere ese cambio cultural, o que lidere la implementación de esa herramienta tecnológica.
Yimi Acevedo
Los libros que recomienda leer:
- La Biblia.
- David y Goliat. – Malcolm Gladwell
- La meta. – Jeff Cox
Sus redes sociales:
- Su Facebook: Yimi Acevedo.
- Su Twitter: @yimiacevedo
- Su Linkedin: Yimi Acevedo
- Su email: yimi.acevedo@gmail.com
Ahora dime tú, ¿qué reflexión te deja este episodio?
¿Cómo consideras qué deberían ser implementadas las herramientas digitales para que en verdad ayuden a la gestión documental?
¿Cuál es la herramienta digital que en este momento más está ayudando a la gestión documental de tu entidad?
Sería genial que dejarás tu comentario.
Como siempre, te pido el favor que compartas esta entrevista con otros con los que tu consideres que este tema aportará valor en sus vidas personales y profesionales.
Solo tienes que dar clic en cualquiera de los botones de aquí abajo.
Cuanta razón Yimi, muchas veces se cree que las herramientas tecnológicas nos solucionan la vida y estamos en un grave error, quizás no vemos mas allá de como con la ayuda de las herramientas básicas podemos hacer mucho.
Es la gran verdad las herramientas tecnológicas, no son todo en la vida. Sirven como un aliado y apoyo. Cuando manualmente se puede avanzar mucho en nuestro campo se ha percibido desde el punto de vista en la entidad.