La auditoría archivística es un paso, una acción, una estrategia, un elemento clave en la administración de un área de Archivo, de un Archivo Central, de un área de gestión documental o de un Centro de Administración Documental.
¿Por qué?
He aquí la respuesta:
Lo que no se controla no se administra, lo que no se administra no crece.
Frase publicada por ONControl.
Realizar auditoría archivística es necesario en un área de Archivo para verificar y establecer el desarrollo de la gestión documental a nivel organizacional.
Por eso la auditoría archivística no solo es llevarse a cabo en la propia área de Archivo.
Es ir más allá.
Es decir, es auditar a nivel organizacional cómo la gestión documental está operando.
Cómo los productores de la información ejecutan las políticas estratégicas y operativas de gestión documental. Cómo cumplen con los lineamientos dados y establecidos desde el área de Archivo.
«Ahhhh, Edin, pero las oficinas de mi empresa no archivan documentos, todo está en el área documental, entonces no necesito realizar auditoría archivística». Podría ser el pensamiento de alguien.
Pueeessss, bueno, todo depende que alcance tiene tú área de administración documental en la gestión organizacional de tu entidad.
Si es un rol meramente de organización de documentos y las oficinas no hacen esto (con documentos físicos o electrónicos) pues quizás tienes hasta razón.
Pues, ¿tú que vas a auditar, si tu gestión documental está encerrada en las cuatro paredes del área de Archivo?
Pero si la gestión documental de la que estás al frente, tiene una participación en la gestión institucional más allá de organizar documentos en las oficinas, pues claro que la auditoría archivística es necesaria para hacer crecer la gestión documental a nivel institucional.
Para este episodio, con Erika Rodríguez, profesional en Ciencias de la Información, Bibliotecología y Archivística, el tema central que he desarrollado, es conocer para ella cuales son las 7 razones por las que pueden fallar los procesos de auditoría archivística.
En este episodio hablamos sobre:
- Qué es y para qué sirve un proceso de auditoría archivística de la gestión documental.
- Cuando se debería hacer una auditoría de la gestión documental.
- Las metodologías que se podrían aplicar a la hora de realizar auditoría de la gestión documental.
- Si es lo mismo un diagnóstico de la gestión documental a una auditoría de la gestión documental.
- Los elementos o prerrequisitos que sí o sí se deben de cumplir para realizar una auditoría archivística.
- Las razones por las que fallan los procesos de auditoría archivística.
- Los conocimientos que debe desarrollar o fortalecer el archivista para realizar procesos de auditoría archivística.
La frase que más me gustó:
A veces nosotros, los coordinadores de Archivo, estamos tan ocupados creando instrumentos archivísticos, asistiendo a comités, reuniones, y no nos damos cuenta en las dependencias, en la parte operativa, como están manejando los archivos, como están implementando los instrumentos, esto (la auditoría archivística) nos acerca mucho más a la realidad del día a día de los archivos. Pienso que es fundamental, además de todo lo que hemos nombrado, es acercarnos a los archivos y es anticiparnos a esas auditorías que puede hacer cualquier ente de control, hasta el mismo Archivo General de la Nación, o el Control Interno de las entidades.
Erika Rodríguez – Profesional en Ciencias de la Información, bibliotecología y Archivística.
Los libros que recomienda leer:
- El líder que no tenía cargo. – Robin Sharma.
Su contacto:
- Su correo electrónico: esrd02@hotmail.com
- Su grupo de Facebook: Archivistas Norte de Santander.
Y ahora es tu turno.
¿Haces auditoría archivística en la entidad que trabajas?
¿Qué experiencia puedes compartir a toda la comunidad sobre auditorías archivísticas de la gestión documental?
¿Qué recomendaciones harías para obtener mejores resultados en los procesos de auditoría archivística?
Anímate, toma acción, y participa en los comentarios.
Y te pido el favor que compartas este episodio con otros con los que tu consideres que este tema les aportará valor.
Solo tienes que dar clic en cualquiera de los botones de aquí abajo.
Muy buenas tardes.
Acerca de la pregunta ¿Haces auditoría archivísta en la entidad que trabajas?
Mi respuesta es no.
Quisiera saber más del tema, pues se esta proyectando una auditoría con un ente de control para el próximo mes y no quiero tener hallazgos muy notorios.
por favor me puede ayudar.
Mil gracias
Hola, soy Profesional en Ciencia de la Información, Bibliotecólogo y Archivista; desde enero del 2019 hago auditoría, pero desde un rol diferente ya que soy auditor de la Oficina de Control Interno en una Entidad del orden nacional.
Desde mi rol auditor visualizo la problemática en la implementación de cada componente de la gestión documental y al tener la formación archivística tengo la ventaja de comprender el origen de las desviaciones que dan lugar a las no conformidades relacionadas a la GD. y de esta manera aportar a su solución desde la asesoría en la construcción de planes de mejoramiento.
En mi opinión profesional la mayoría de desviaciones y no conformidades detectada en auditorías internas no suceden en los depósitos de archivo, sino que se encuentran más relacionadas a la conformación de los expedientes, y es lógico ya que es muy común que los servidores públicos no tengan clara su responsabilidad sobre la gestión documental (Ley 594 de 2000, Articulo 4 literal d), por lo que tienen la creencia errada de que la conformación de expedientes es cosa de los encargados de la GD.
Por lo anterior recomendaría a las encargados de la función archivística, establecer y socializar lineamientos claros sobre la conformación de los expedientes a quienes recae dicha tarea, sin descuidar el tema de la aplicación de los instrumentos archivísticos.