Todas las entidades tienen ventanilla documental.
Sean entidades públicas o privadas.
Sean grandes o pequeñas.
Porque todas, todas y todas reciben o envían documentos con el fin de resolver algún trámite.
La diferencia está en la infraestructura utilizada para la recepción, registro, radicación y redirección de los documentos internos o externos.
LLevar a cabo el control de los documentos que desatan un trámite interno o externo para una entidad, es un procedimiento que amerita aplicarle todas las condiciones de control necesarias.
Porque esto podría evitarle a tu entidad problemas administrativos, comerciales y por supuesto líos jurídicos.
Como sé que no todas las entidades tienen la capacidad para adquirir una herramienta tecnológica especializada para el control de los trámites en una ventanilla documental.
Preparé el «Pack 11 Formatos para la Ventanilla Única Documental».
Este pack se compone de 11 formatos que yo he utilizado en proyectos, o que por costumbre archivística se usan para este tipo de controles.
No estoy inventando la rueda. Es posible que alguno o todos tú ya los tengas.
Pero también es posible que alguno o ninguno lo estés usando hoy en día.
Los formatos que contiene el pack para la ventanilla documental son:
- Registro de comunicaciones recibidas.
- Registro de comunicaciones enviadas.
- Control de mensajería interna
- Control de comunicaciones para la entrega directa en las entidades.
- Control de recepción de correspondencia.
- Radicado enviado y radicado recibido.
- Control de tiempos de comunicaciones recibidas.
- Registro de control de otros documentos.
- Listado de distribución documental.
- Registro de derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias.
- Control de radicación de factura electrónica.
Este pack viene acompañado de un video tutorial que explica el uso de cada formato.
Espero que este nuevo recurso te pueda ser muy útil.
Descárgalo aquí:
HOLA
Espero que este pack te sea de utilidad para tu área de Gestión Documental.
El objetivo es que puedas usar estos formatos para el control de los trámites documentales desde la ventanilla documental.
Al decargar el pack, aceptas la Política de privacidad
Me gustaría leer en los comentario que te pareció este recurso, además que otros formatos necesitas en tu día a día y así seguir creando nuevos recursos para nosonpapeles.com y ponerlo a disposición de la comunidad de Archivistas.
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Estos formatos son muy necesarios y le agradezco que haya compartido esta información ya que para mi en la oficina del CAD me hacían falta.
Muchas Bendiciones, por su gran amabilidad y apoyo con la información que es de vital importancia para mi. y todos los archivista.
Muchas gracias por este recurso valioso, una valiosa herramienta.
Muchas gracias por compartir esta información.
Me gustaría mucho que recomendaciones y formatos nos puedes sugerir para el préstamo que damos a los documentos originales y también para recibir los mismos en la devolución.
Buena tarde Edin, muchas gracias por compartir este tipo de formatos, son realmente útiles, gracias por sus aportes y píldoras, muchos éxitos.