Al ser el archivo de gestión de talento humano uno de los más grandes de las entidades, conlleva una gran responsabilidad.
Y que más responsabilidad que la información que contiene pueda ser consultada en el momento que se requiere.
Y como siempre lo he dicho, no solo cuando que se encuentre.
Para esto, el archivo de gestión de talento humano debe estar técnicamente organizado.
Y ojo, no organizado como él o la responsable de la oficina de talento humano lo considere, a su gusto personal.
No permitas eso.
Las personas pasan, las entidades perduran.
Te imaginas tener que buscar al ex jefe de talento humano para consultarle:
«¿Señor Carlos, que pena, sé que ya no trabaja para esta empresa, pero ud sabe en donde quedaron (x) equis documentos?
¿Qué asunto le puso al correo electrónico que se le envió a la aseguradora el año pasado? es que ya he buscado en todos los enviados, pero no lo encuentro».»
¡Hay Dios!
Primero, si fuera el Director Administrativo, no lo permito, por la simple razón que la empresa no puede darse el lujo de depender de una persona.
Segundo, si yo fuera el Archivista de esa entidad, hasta el final levanto la mano.
Y tercero, si yo fuera el o la de talento humano, no me complico la existencia y abro mi mente a las mejoras y los cambios.
Zapatero a tus zapatos dicen por ahí.
Por ello, te comparto una herramienta que te puede ser muy útil.
Además muy útil al área de talento humano.
Lo mejor sería que la trabajen en equipo.
Te comparto una lista de chequeo con 36 criterios para establecer si los documentos del archivo de gestión de talento humano están organizados.
Check list 36 criterios para saber si los documentos del Archivo de Gestión de Talento Humano están organizados.
Esta lista de chequeo te servirá como apoyo para identificar si el área de Talento Humano cuenta con sus documentos técnicamente organizados, o si por el contrario, tan solo están según el criterio personal del líder del área, o no hay ningún criterio, en ambos casos no es conveniente para ninguna entidad.
Ten presente que en el archivo de gestión de Talento Humano, las únicos documentos no son las Historias Laborales.
Si crees que esta herramienta le puede ser útil a otros colegas archivistas o personal del área de talento humano, compártesela por favor.
Como anécdota te cuento. Después de 7 meses de haberme retirado de una organización al día de hoy me llaman para preguntarme dónde quedó, si aún tengo el contacto, si recuerdo donde fue …..
La mayoría de las organizaciones aún no se toman en serio el papel que juega para ellas la organizacion documental. Debería existir una norma que les exigía el cumplimiento de dicha implementación así como funciona para las entidades públicas
Tienen muy Buenos aportes
Este aporte nos sirve mucho para enriquecer nuestro conocimientos
Dios lo bendiga.