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Las 4 leyes para hacer un Inventario Documental épico para tu empresa y contar con un instrumento muy consultado por tus usuarios.

El Inventario Documental, aquel instrumento Archivístico que seguramente ya debes de tener o que tienes contemplado realizar. Aunque no es un instrumento con un alto grado de complejidad para elaborar, si se necesita ser asumido con responsabilidad y visión archivística. Empezaré este tema así: Caso de la vida real #1 Necesitas con urgencia saber en […]

El Principio Archivístico que convierte un Fondo Acumulado en un Archivo

Sí, te doy la razón, un Fondo Acumulado no se organiza solo con la aplicación del Principio de Procedencia. Se necesita más que eso. Para organizar un Fondo Acumulado se debe aplicar además del Principio de Procedencia: El Principio de Orden Original. La Identificación Documental. La Clasificación Documental. La Ordenación Documental. La Descripción Documental. Por […]

El principio más maltratado de la Archivística ¿El orden de los factores no altera el resultado?

Sí, es el Principio de Orden Original. Imagina este escenario: Es una tarde común y corriente en la empresa donde trabajas. Todo sigue como siempre: Servicio al Cliente recibe pedidos y el Área de Producción se pone a toda máquina para cumplir con ellos. El Área Contable sigue pagando las facturas y recuperando la cartera. […]

Cómo elaborar un Plan Estratégico Archivístico y salir de la improvisación en el Área de Gestión Documental.

Aunque a veces no parece desde afuera, lo cierto es que en las áreas de Gestión Documental siempre hay algo que tienes para hacer. Es muy probable que alguna vez hayas sentido que a pesar de haber hecho mucho,  aún falta más. La situación se torna preocupante,  cuando te embarga la sensación de no avanzar […]

Buenas Prácticas de Gestión Documental recomendadas por 5 expertos en Archivística

Hacer uso de buenas prácticas de Gestión Documental no es una situación que solo se dé en empresas grandes. ¡Todo lo contrario! Todos, absolutamente todos estamos en las condiciones de poner en marcha buenas prácticas de Gestión Documental en las organizaciones para las que trabajamos. ¡Y tú no eres la excepción! Es posible que estés […]

7 recomendaciones que deberías tener presente cuando denomines Series Documentales en los Archivos de Gestión

Las Series Documentales. Un concepto valioso que a la vez ha sido maltratado en los procesos de organización documental. He decidido escribir este artículo sobre las Series Documentales por dos motivos que considero, fueron una señal: Hace poco estuve en una charla en la Universidad de Antioquia en donde estuvo presente el profesor Luis Fernando […]

6 tácticas que te ayudarán a eliminar barreras de las oficinas al implementar Gestión Documental

Hasta el momento, las oficinas han sido esquivas a la Gestión Documental. Desde que estás en la empresa, tu alcance sólo ha sido el Archivo Central. Estás un poco desmotivado por la falta de importancia y valor que las personas de las oficinas le dan a la Gestión Documental. Cuando les mencionas el tema, crean […]

Lo que nunca deberías hacer cuando vayas a iniciar la organización de los documentos de una empresa

¡Estás estrenando trabajo! Serás el responsable de la organización de los documentos de una empresa. Has llegado a una empresa donde nunca han implementando criterios archivísticos de organización de los documentos. Por tanto, han acumulado en un depósito los documentos que han generado a través de 20 años de existencia. ¡Es un gran reto para […]

Porqué no deberías archivar los documentos en carpetas denominadas comunicaciones enviadas y recibidas

¿Es una buena práctica que archives los documentos en comunicaciones enviadas y recibidas? Imagina este posible caso: Trabajas para una entidad que protege los recursos hídricos de la ciudad, la cual ha realizado una convocatoria pública para contratar una empresa que realice la limpieza del rio principal ya que se encuentra muy contaminado. Luego de culminado […]

5 consejos para dejar de ser «el archivista todero de la empresa».

Sé que has escuchado de una persona que es «el todero de la empresa», ese alguien al que lo ponen a hacer de todo lo que resulte. Esta situación no es ajena a los responsables de los archivos. Es más, es muy común que ellos siempre sean los elegidos. Es algo asi: Secretaria: «¡Buenos días Luis […]

Lo que debes conocer antes de eliminar una Historia Laboral

Sé que has escuchado de empresas que eliminan la historia laboral de un empleado en el momento que este ya no hace parte de ella. También personas que se quejan porque la empresa en la que trabajaron hace quince años, le eliminó la historia laboral. Ambas situaciones podrían acarrear inconvenientes para los dos. Antes de hablarte […]

La Academia, Sesión 2: El Ciclo Vital del Documento y la confusión con las fases de archivo.

Este es el segundo artículo que publico en la categoría «La Academia» y trata del Ciclo Vital del Documento. Pero antes de entrar en materia, quiero recordarte de qué trata esta sección de mi blog. Con «La Academia» pretendo explicar conceptos archivísticos o relacionados con gestión documental de forma menos teórica y más práctica. Por […]

[Herramienta gratis] Cómo hacer un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos para identificar el estado actual Archivístico de tu empresa

Puede ser que ahora estés pensando: ¿yo para qué un Diagnóstico de Archivo si sé en que condiciones se encuentra? algunos incluso, pensarían que solo sirve en momentos críticos. Nada más lejano de la realidad, porque como decía Aristóteles: No se puede desatar un nudo sin saber como esta hecho. Lo que quiero que comprendas, […]

La Academia, Sesión 1: Los papeles no son documentos

Quiero abrir la categoría la Academia con un artículo enfocado en la definición de documento. Espero que te sea de ayuda. Para iniciar te aseguro que te son familiares estas frases: ¿Ya llegó la papelería?… Hay que llevar a radicar los papeles… Vaya y entregue estos papeles… ¿En donde están los papeles? Vea, estos son […]

4 causas que impactan negativamente la importancia de un área de Archivo o Gestión Documental en una empresa

Llevas ya tiempo trabajando en el área de archivo o el área de Gestión Documental de la empresa. Cuando iniciaste lo hiciste con grandes expectativas en cuanto al cargo y el área. Pero poco a poco este entusiasmo se ha ido desinflando al notar que la empresa no le presta la importancia que se merece […]

Como hacer una Tabla de Retención Documental y no morir en el intento

¿Tabla de Retención Documental?, te pregunta tu jefe después de llegar de una capacitación empresarial. «Estuve en una capacitación, donde me recomendaron implementar la Tabla de Retención Documental para mejorar y controlar la información que producimos como empresa. ¿Sabes hacerla?, ¿me puedes hablar más de ella?, ¿qué necesitas para empezar con este proceso?» Todo esto […]

4 Herramientas gratuitas que facilitarán tu trabajo en la Unidad de Correspondencia

Como es costumbre llegas a la Unidad de Correspondencia (tu oficina) 10 minutos antes de la hora de inicio laboral. Lo haces para tener todo listo. Todo en su debido lugar para iniciar con la atención a los usuarios. La experiencia te ha enseñado que más demoras en abrir la ventanilla, que en ya tener en […]

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​- 8 pasos claves que debes llevar a cabo en tu entidad para empezar a implementar Gestión Documental.

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- Tres componentes de la gestión documental que deben ser en lo primero que coloques tu atención para iniciar a implementar la gestión documental.

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- Cómo acabar con el estigma  "del que solo guarda documentos" y empezar demostrar que lo tuyo es aportar mucho valor a la entidad mediante la Gestión Documental.

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