«Necesito normas sobre la Gestión Documental ¿en donde consulto?» Escena número 1: ¿Cuál será la norma que dice el tipo de carpeta a utilizar en los archivos? Escena número 2: ¿A quién le pregunto cuál será la norma que me dice cuanto tiempo debo de conservar los documentos? Escena número 3: ¿Cuál será la norma […]
¿Cómo se deben de organizar las Historias Laborales? ¿Porqué se crean las Historias Laborales? ¿Qué documentos se guardan en las Historias Laborales? ¿Cómo se deben de ubicar los documentos dentro de las Historias Laborales? ¿Por cuánto tiempo debe tu empresa conservar las Historias Laborales? Sigue leyendo. En las próximas líneas te daré respuesta a cada […]
¿Acaso la Tabla de Retención Documental es el único o más importante instrumento Archivístico? No. Ni es el único instrumento y ni es el más importante. Pero… Hay una expresión popular que dice: Tener casa no es riqueza, pero no tenerla si es pobreza. Me atrevo a comparar la Tabla de Retención Documental con la […]
Tan importante como es solucionar un trámite, lo es igual el saber conformar y organizar los expedientes que lo evidencian. Imagínate esta conversación: Gerente: Marta buenos días, ¿hay algún expediente del carro que transportaba nuestra mercancía hasta el año pasado? Secretaria: Señor González, ¿el carro de placas ABC123? Gerente: ¡Sí, ese! Secretaria: Don González, pero […]
El Inventario Documental, aquel instrumento Archivístico que seguramente ya debes de tener o que tienes contemplado realizar. Aunque no es un instrumento con un alto grado de complejidad para elaborar, si se necesita ser asumido con responsabilidad y visión archivística. Empezaré este tema así: Caso de la vida real #1 Necesitas con urgencia saber en […]
Sí, te doy la razón, un Fondo Acumulado no se organiza solo con la aplicación del Principio de Procedencia. Se necesita más que eso. Para organizar un Fondo Acumulado se debe aplicar además del Principio de Procedencia: El Principio de Orden Original. La Identificación Documental. La Clasificación Documental. La Ordenación Documental. La Descripción Documental. Por […]
Sí, es el Principio de Orden Original. Imagina este escenario: Es una tarde común y corriente en la empresa donde trabajas. Todo sigue como siempre: Servicio al Cliente recibe pedidos y el Área de Producción se pone a toda máquina para cumplir con ellos. El Área Contable sigue pagando las facturas y recuperando la cartera. […]
Aunque a veces no parece desde afuera, lo cierto es que en las áreas de Gestión Documental siempre hay algo que tienes para hacer. Es muy probable que alguna vez hayas sentido que a pesar de haber hecho mucho, aún falta más. La situación se torna preocupante, cuando te embarga la sensación de no avanzar […]
Hacer uso de buenas prácticas de Gestión Documental no es una situación que solo se dé en empresas grandes. ¡Todo lo contrario! Todos, absolutamente todos estamos en las condiciones de poner en marcha buenas prácticas de Gestión Documental en las organizaciones para las que trabajamos. ¡Y tú no eres la excepción! Es posible que estés […]
Las Series Documentales. Un concepto valioso que a la vez ha sido maltratado en los procesos de organización documental. He decidido escribir este artículo sobre las Series Documentales por dos motivos que considero, fueron una señal: Hace poco estuve en una charla en la Universidad de Antioquia en donde estuvo presente el profesor Luis Fernando […]
Hasta el momento, las oficinas han sido esquivas a la Gestión Documental. Desde que estás en la empresa, tu alcance sólo ha sido el Archivo Central. Estás un poco desmotivado por la falta de importancia y valor que las personas de las oficinas le dan a la Gestión Documental. Cuando les mencionas el tema, crean […]
¡Estás estrenando trabajo! Serás el responsable de la organización de los documentos de una empresa. Has llegado a una empresa donde nunca han implementando criterios archivísticos de organización de los documentos. Por tanto, han acumulado en un depósito los documentos que han generado a través de 20 años de existencia. ¡Es un gran reto para […]
¿Es una buena práctica que archives los documentos en comunicaciones enviadas y recibidas? Imagina este posible caso: Trabajas para una entidad que protege los recursos hídricos de la ciudad, la cual ha realizado una convocatoria pública para contratar una empresa que realice la limpieza del rio principal ya que se encuentra muy contaminado. Luego de culminado […]
Sé que has escuchado de una persona que es «el todero de la empresa», ese alguien al que lo ponen a hacer de todo lo que resulte. Esta situación no es ajena a los responsables de los archivos. Es más, es muy común que ellos siempre sean los elegidos. Es algo asi: Secretaria: «¡Buenos días Luis […]
Sé que has escuchado de empresas que eliminan la historia laboral de un empleado en el momento que este ya no hace parte de ella. También personas que se quejan porque la empresa en la que trabajaron hace quince años, le eliminó la historia laboral. Ambas situaciones podrían acarrear inconvenientes para los dos. Antes de hablarte […]
Este es el segundo artículo que publico en la categoría «La Academia» y trata del Ciclo Vital del Documento. Pero antes de entrar en materia, quiero recordarte de qué trata esta sección de mi blog. Con «La Academia» pretendo explicar conceptos archivísticos o relacionados con gestión documental de forma menos teórica y más práctica. Por […]
Puede ser que ahora estés pensando: ¿yo para qué un Diagnóstico de Archivo si sé en que condiciones se encuentra? algunos incluso, pensarían que solo sirve en momentos críticos. Nada más lejano de la realidad, porque como decía Aristóteles: No se puede desatar un nudo sin saber como esta hecho. Lo que quiero que comprendas, […]
Quiero abrir la categoría la Academia con un artículo enfocado en la definición de documento. Espero que te sea de ayuda. Para iniciar te aseguro que te son familiares estas frases: ¿Ya llegó la papelería?… Hay que llevar a radicar los papeles… Vaya y entregue estos papeles… ¿En donde están los papeles? Vea, estos son […]
Llevas ya tiempo trabajando en el área de archivo o el área de Gestión Documental de la empresa. Cuando iniciaste lo hiciste con grandes expectativas en cuanto al cargo y el área. Pero poco a poco este entusiasmo se ha ido desinflando al notar que la empresa no le presta la importancia que se merece […]
¿Tabla de Retención Documental?, te pregunta tu jefe después de llegar de una capacitación empresarial. «Estuve en una capacitación, donde me recomendaron implementar la Tabla de Retención Documental para mejorar y controlar la información que producimos como empresa. ¿Sabes hacerla?, ¿me puedes hablar más de ella?, ¿qué necesitas para empezar con este proceso?» Todo esto […]
Como es costumbre llegas a la Unidad de Correspondencia (tu oficina) 10 minutos antes de la hora de inicio laboral. Lo haces para tener todo listo. Todo en su debido lugar para iniciar con la atención a los usuarios. La experiencia te ha enseñado que más demoras en abrir la ventanilla, que en ya tener en […]
E-book: Cómo empezar a implementar Gestión Documental desde cero en tu empresa
- Tres componentes de la gestión documental que deben ser en lo primero que coloques tu atención para iniciar a implementar la gestión documental.
- Cómo acabar con el estigma "del que solo guarda documentos" y empezar demostrar que lo tuyo es aportar mucho valor a la entidad mediante la Gestión Documental.
