Aunque a veces no parece desde afuera, lo cierto es que en las áreas de Gestión Documental siempre hay algo que tienes para hacer. Es muy probable que alguna vez hayas sentido que a pesar de haber hecho mucho, aún falta más. La situación se torna preocupante, cuando te embarga la sensación de no avanzar […]
Hacer uso de buenas prácticas de Gestión Documental no es una situación que solo se dé en empresas grandes. ¡Todo lo contrario! Todos, absolutamente todos estamos en las condiciones de poner en marcha buenas prácticas de Gestión Documental en las organizaciones para las que trabajamos. ¡Y tú no eres la excepción! Es posible que estés […]
Las Series Documentales. Un concepto valioso que a la vez ha sido maltratado en los procesos de organización documental. He decidido escribir este artículo sobre las Series Documentales por dos motivos que considero, fueron una señal: Hace poco estuve en una charla en la Universidad de Antioquia en donde estuvo presente el profesor Luis Fernando […]
Hasta el momento, las oficinas han sido esquivas a la Gestión Documental. Desde que estás en la empresa, tu alcance sólo ha sido el Archivo Central. Estás un poco desmotivado por la falta de importancia y valor que las personas de las oficinas le dan a la Gestión Documental. Cuando les mencionas el tema, crean […]
¡Estás estrenando trabajo! Serás el responsable de la organización de los documentos de una empresa. Has llegado a una empresa donde nunca han implementando criterios archivísticos de organización de los documentos. Por tanto, han acumulado en un depósito los documentos que han generado a través de 20 años de existencia. ¡Es un gran reto para […]
¿Es una buena práctica que archives los documentos en comunicaciones enviadas y recibidas? Imagina este posible caso: Trabajas para una entidad que protege los recursos hídricos de la ciudad, la cual ha realizado una convocatoria pública para contratar una empresa que realice la limpieza del rio principal ya que se encuentra muy contaminado. Luego de culminado […]
Sé que has escuchado de una persona que es «el todero de la empresa», ese alguien al que lo ponen a hacer de todo lo que resulte. Esta situación no es ajena a los responsables de los archivos. Es más, es muy común que ellos siempre sean los elegidos. Es algo asi: Secretaria: «¡Buenos días Luis […]
Sé que has escuchado de empresas que eliminan la historia laboral de un empleado en el momento que este ya no hace parte de ella. También personas que se quejan porque la empresa en la que trabajaron hace quince años, le eliminó la historia laboral. Ambas situaciones podrían acarrear inconvenientes para los dos. Antes de hablarte […]
Este es el segundo artículo que publico en la categoría «La Academia» y trata del Ciclo Vital del Documento. Pero antes de entrar en materia, quiero recordarte de qué trata esta sección de mi blog. Con «La Academia» pretendo explicar conceptos archivísticos o relacionados con gestión documental de forma menos teórica y más práctica. Por […]
Quiero abrir la categoría la Academia con un artículo enfocado en la definición de documento. Espero que te sea de ayuda. Para iniciar te aseguro que te son familiares estas frases: ¿Ya llegó la papelería?… Hay que llevar a radicar los papeles… Vaya y entregue estos papeles… ¿En donde están los papeles? Vea, estos son […]
Llevas ya tiempo trabajando en el área de archivo o el área de Gestión Documental de la empresa. Cuando iniciaste lo hiciste con grandes expectativas en cuanto al cargo y el área. Pero poco a poco este entusiasmo se ha ido desinflando al notar que la empresa no le presta la importancia que se merece […]
¿Tabla de Retención Documental?, te pregunta tu jefe después de llegar de una capacitación empresarial. «Estuve en una capacitación, donde me recomendaron implementar la Tabla de Retención Documental para mejorar y controlar la información que producimos como empresa. ¿Sabes hacerla?, ¿me puedes hablar más de ella?, ¿qué necesitas para empezar con este proceso?» Todo esto […]
